Nordrhein-Westfalen will noch vor Weihnachten die Ladenöffnungszeiten weitgehend freigeben. Zumindest an Wochentagen wird das Einkaufen dann rund um die Uhr erlaubt sein. Die anderen Bundesländer werden nachziehen. Wie sollen Sie darauf reagieren, um die Interessen der Konsumenten, der Beschäftigten und von Ihnen selbst unter einen Hut zu bringen? Mit diesem „Thema des Monats" wollen wir Ihnen den Übergang in die (fast) totale Freiheit erleichtern.
Wenn der Gesetzgeber weitgehend auf eine Festlegung der Ladenöffnungszeiten verzichtet, liegt es an jedem einzelnen Unternehmer, den für ihn idealen Kompromiss zwischen den Wünschen der Kunden, den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten zu finden. In diesem Interessen-Dreieck wird es in den nächsten Monaten viel Unruhe und Unsicherheit geben und es wird viel ausprobiert und wieder verworfen werden. Denn eines ist klar: Sechs Tage die Woche 24 Stunden am Tag wird wohl kaum ein Geschäft geöffnet haben, nur um auch wirklich jeden Kunden glücklich zu machen. Die längeren Öffnungszeiten müssen schließlich wirtschaftlich tragfähig sein. Suchen Sie also gezielt Nischen, Zeiten, in denen sich das Öffnen Ihres Geschäftes besonders lohnt.
Marktforschung
Angebot und Nachfrage werden künftig also auch darüber entscheiden, wann Sie und Ihre Angestellten hinter der Ladentheke stehen und wann die Konsumenten shoppen können. Im Moment scheint bei den Kunden der Einkauf bis 22 Uhr auf das größte Interesse zu stoßen. Aber diese Vorliebe kann sich im Laufe der Zeit ändern. Zudem sagt dieser von der Gesellschaft für Konsumforschung ermittelte Durchschnittswert nichts über die Wünsche bezüglich einzelner Branchen und Regionen aus. Schon heute haben ja die Kunden unterschiedliche Ansprüche an die Öffnungszeiten bei einer Bäckerei als bei einem Raumausstatter oder einem Autohaus. Nach dem weitgehenden Fallen der gesetzlichen Vorgaben wird es also noch mehr als bisher auf eine gute Marktforschung ankommen, um optimale Öffnungszeiten zu finden. Erstellen Sie deshalb immer wieder Tagesprofile über den Kundenzustrom in Ihr Geschäft. Durch Beobachtung (z. B. das Führen von Strichlisten) können Sie herausfinden, wann Ihre kundenintensivste Zeit ist. Am besten ergänzen Sie dies noch durch regelmäßige Umfragen unter Ihren Kunden. Finden Sie heraus, wann diese Sie besuchen möchten und sich deswegen die Öffnung lohnt.
Absprachen
Darüber hinaus sollten Sie natürlich Ihre Mitbewerber beobachten und sich mit den übrigen Ladeninhabern in Ihrer Straße oder Ihrem Viertel absprechen. Haben alle anderen auf und Sie zu, ist es genauso schlecht, als wenn Sie geöffnet und die anderen geschlossen haben. Sie profitieren dann nicht voneinander, sondern werfen eher ein schlechtes Licht auf sich. Kunden wollen in der Regel nicht nur ein Geschäft besuchen, sondern mehrere Einkäufe miteinander verknüpfen. Selbst Absprachen mit direkten Konkurrenten sollten möglich sein. Wenn Sie Bäcker sind und auf Ihrer Straße ist noch ein Bäcker (in fußläufiger Entfernung), dann könnten Sie Ihre Geschäftszeiten aufeinander abstimmen, indem sie beispielsweise abwechselnd sonntags öffnen oder der eine für die Frühaufsteher und der andere für die Langschläfer.
Kommunikation
Nicht zuletzt deswegen wird es noch wichtiger, die Öffnungszeiten intensiv zu kommunizieren. Dazu gehört, diese gut sichtbar in Ihr Schaufenster, auf Ihre Internetseite und auf Flyer zu bringen. Für den Kunden ist nichts frustrierender als vor verschlossenen Türen zu stehen. Um dies zu verhindern, sollten Öffnungszeiten nicht stark wechseln. Kunden brauchen bei geänderten Zeiten zunächst eine Umgewöhnungs- und Lernphase. Bei Laufkundschaft beträgt sie bis zu drei Monate, bei Stammkundschaft verkürzt sich diese Frist. Achtung: Veränderte Öffnungszeiten direkt in den ersten Wochen an ihrem Erfolg zu messen, kann schnell nach hinten losgehen. In den ersten Tagen, vielleicht auch noch nach einer größeren Werbekampagne wird der Erfolg hoch sein, sich dann abschwächen, bis er sich im Laufe der Zeit einpendelt. Nun erst ist es sinnvoll, den Erfolg der Änderung zu überprüfen.
Flexibilisierung
Der Rückzug des Gesetzgebers muss andererseits nicht bedeuten, die tatsächlichen Öffnungszeiten auszuweiten. Sie können ganz am Bedarf orientiert z. B. auch nur nachmittags und abends oder früh morgens und vormittags öffnen. Eine weitere Möglichkeit ist die Einführung eines verlängerten Tages, z. B. indem Sie den langen Donnerstag wieder einführen. Geben Sie so Ihren Kunden einen Tag in der Woche oder im Monat, an dem sie entspannt und ohne Zeitdruck einkaufen können - vielleicht auch mal bis 24 Uhr.
Events
Ziehen Sie insbesondere solche einzelnen Tage mit verlängerten Öffnungszeiten wie ein Event auf. Schließen Sie sich mit mehreren Unternehmen zusammen und bieten Sie z. B. Mitternachts- oder Morgengrauenshopping an. Auch mit diesem Eventcharakter können Sie sich gegen das Abwandern von Kundschaft wappnen. Ihre Konkurrenz sind schon lange nicht mehr nur die großen Unternehmen, sondern auch das Internet oder das Homeshopping übers Fernsehen. Orientieren Sie sich also an unseren Nachbarländern, wo dank der Flexibilisierung der Öffnungszeiten das Einkaufen stark als Familienerlebnis genutzt wird. Oft werden diese Einkaufstage im Voraus geplant und stehen einem Familienausflug bzw. einem Urlaubstag gleich. Man hat viel Zeit, sich alles anzuschauen, geht auch noch lecker Essen und fährt dann nach dem „Reisetag" mit leerem Portemonnaie und vollem Kofferraum nach Hause. Wenn Sie gute Laune haben, tut Ihnen doch das Geldausgeben auch nicht so weh, oder? Versetzen Sie also Ihre Kunden in die richtige Stimmung zum Einkaufen. Sprechen Sie sich dazu mit Ihren Nachbargeschäften ab und planen Sie z. B. eine Einkaufsnacht miteinander. So können Sie sich auch die Kosten für die Werbung teilen. In vielen Stadtteilen und Gemeinden gibt es Werbegemeinschaften, die verkaufsoffene Sonntage und andere Werbeveranstaltungen, Stadtteilfeste usw. organisieren. Unterstützen Sie sich gegenseitig.
Personaleinsatzplanung
Wie aber soll ich mit meinem Mitarbeiterstamm verlängerte oder flexibilisierte Öffnungszeiten personell umsetzen? Hier ist eine effektive Personaleinsatzplanung nötig. Wenig hilfreich dürfte ein rollierendes System sein, also das Aufstellen fester Schichtpläne. Diese sind nämlich zu sehr an der Arbeitszeit orientiert und zu wenig an den Kunden- und Mitarbeiterwünschen. Die Lösung sind differenzierte Einsatzpläne. Sie setzen bei der Ermittlung der Kundenfrequenzen und an den Arbeitszeitvorlieben der Beschäftigten an. Mitarbeiterorientierung individualisiert die Einsatzplanung und erhöht die Einsatzflexibilität. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie Tagesprofile
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren optimalen Arbeitszeiten. Wer kann wann länger bleiben oder früher kommen? An welchen Tagen müssen Mitarbeiter früher weg, weil sie private Verpflichtungen haben? Stellen Sie dies den Kundenfrequenzen gegenüber.
2. Unterteilen Sie Dienste
Wenn Sie für jeden Wochentag alle Daten zusammen haben, erstellen sie die Dienste. Berechnen Sie dazu die benötigten Wochen- und Tagesbesetzungszahlen: Wie viele Mitarbeiter müssen am welchem Tag wie lange bleiben, um die Kundenwünsche zu erfüllen?
3. Erstellen Sie Einsatzpläne
Anhand der Wochen- und Tagesbesetzungspläne können Sie die Einsatzpläne erstellen. Dabei sollten Sie die Wünsche der Mitarbeiter so weit wie möglich beachten. Wenn Sie ihnen entgegen kommen, werden sie auch eher bereit sein, im Notfall einzuspringen. Daher ist es notwendig, Ihre Mitarbeiter bei der Planung der Öffnungszeiten und Einsatzpläne einzubeziehen und gleich zu Beginn „Flexi-Spielregeln" zu vereinbaren.
Teamverantwortung
So gut Sie auch planen, es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter unerwartet krank werden oder verhindert sind. Versuchen Sie, dem Team eigenverantwortlich die Lösung dieses Problems zu übertragen. Das heißt, dass die Öffnungszeit - einschließlich der Besetzung während der Pausen - durch Abstimmung der Mitarbeiter untereinander gewährleistet wird. Oft klappt eine Absprache untereinander nach dem Motto „Springst Du heute für mich ein, übernehme ich nächste Woche Deinen Dienst" ganz gut. Ihre Aufgabe als Chef ist es, die Einhaltung der Servicezeit zu prüfen. Verschafft sich ein Mitarbeiter Vorteile auf Kosten seiner Kollegen, wird ein Konfliktgespräch zwischen Mitarbeitern unter Ihrer Führung fällig, um das Funktionieren der Regelung nicht durch Missbrauch zu gefährden.
Durch kurzfristigen Personalausfall bedingte Lücken in der Besetzung können durch längere Anwesenheit einzelner geschlossen werden. Sie können auch überlegen, ob Sie Erziehungsurlauberinnen oder bereits verrentete Mitarbeiter stundenweise einsetzen wollen. Oft sind diese Personengruppen froh, einen kleinen Nebenverdienst zu haben, und sie können kompetent Auskunft geben.
Welche Vor- und Nachteile hat die flexible Personalensatzplanung für die Mitarbeiter?
Vorteile:
- längere zusammenhängende „Freizeitblöcke" für die Mitarbeiter
- Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten haben mehrheitlich das Gefühl, eigene Wünsche in
die Personaleinsatzplanung einbringen zu können
- viele Beschäftigte stellen fest, dass sich das Verhältnis zu den Kunden verbessert hat
Nachteile
- die Planungszeiträume im Rahmen flexibler Arbeitszeitgestaltung sind häufig sehr kurz
- es fallen oft viel mehr Überstunden an
- nicht alle Mitarbeiter können die größeren Belastungen durch bessere Möglichkeiten zur
Freizeitnutzung ausgleichen
- oft mangelnde Abstimmung der Ladenöffnungszeiten mit den Zeiten des öffentlichen Personennahverkehrs
Rechtsgrundlagen
Bei der Erstellung von Einsatzplänen und der Vereinbarung von Flexibilisierungs-Spielregeln müssen Sie sich natürlich an die gesetzlichen Regelungen halten.
Arbeitszeitgesetz
Das Gesetz geht von einer maximalen 48-Stunden-Woche aus, die sich auf sechs Werktage, von Montag bis Samstag, verteilt. Die werktägliche Arbeitszeit beträgt somit maximal acht Stunden. Sie kann übergangsweise auf bis zu zehn Stunden pro Tag, also maximal 60 Stunden pro Woche, verlängert werden, darf dann aber im Durchschnitt des sechsmonatigen Ausgleichszeitraums nicht mehr als acht Stunden betragen. Abweichungen davon sind gesetzlich, tarifvertraglich oder durch Betriebsvereinbarungen möglich. Die Lage der Arbeitszeit, das heißt der tägliche Arbeitsbeginn und das Arbeitsende, ist betrieblich frei zu bestimmen.
Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit müssen die Arbeitnehmer eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben. Wird diese trotzdem durch einen Arbeitseinsatz unterbrochen, beginnt die elfstündige Ruhephase erneut. Eine Verkürzung der Ruhezeit um eine Stunde ist nur für bestimmte Betriebe und ausnahmsweise möglich.
Für bestimmte Personengruppen wie Schwangere, Schwerbehinderte und Jugendliche bestehen besondere Schutzgesetze. Vor allem das Jugendarbeitsschutzgesetz hat für das Handwerk wegen der sehr hohen Ausbildungsquote eine größere Bedeutung. Es betrifft Auszubildende, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben.
Soweit ein Tarifvertrag flexible Arbeitszeiten regelt, ist zu prüfen, ob das jeweilige Arbeitsverhältnis erfasst ist. Dabei ist zu klären, für welche Personengruppe der Tarifvertrag gilt, welchen Gewerbebereich er betrifft und für welche Region bzw. welches Bundesland er abgeschlossen wurde. Gültig ist der Tarifvertrag nur, wenn Arbeitgeber/in und Arbeitnehmer/in tarifgebunden sind. Zudem kann eine Allgemeinverbindlichkeitserklärung die Anwendung der tariflichen Regelungen ermöglichen oder deren Einbeziehung in das jeweilige Arbeitsverhältnis. Generell gilt dazu das so genannte Günstigkeitsprinzip. Das bedeutet, die für den oder die Arbeitnehmer/in günstigeren einzelvertraglichen Vereinbarungen genießen Vorrang vor tarifvertraglichen Bestimmungen, die den oder die Arbeitgeber/in schlechter stellen.
Fehlen gesetzliche oder tarifvertragliche Bestimmungen, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie deren Verteilung auf die einzelnen Wochentage nach dem Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtige Angelegenheiten des Betriebsrates. Das Gleiche gilt für die vorübergehende verkürzte bzw. verlängerte Arbeitszeit. Soweit also per Gesetz oder Tarif nichts anderes geregelt ist, sind damit Einführung, Abbau und Ausgestaltung aller Arbeitszeitformen der Mitbestimmung unterworfen. Jedoch werden nach dem Günstigkeitsprinzip durch die Betriebsvereinbarung nur solche Individualklauseln des Arbeitsvertrages verdrängt, die die Beschäftigten schlechter stellen. Keine Mitbestimmung des Betriebsrates besteht hinsichtlich der Dauer der individuellen Arbeitszeit. Sie wird einzel- oder tarifvertraglich festgelegt.
In den meisten Handwerksunternehmen ist allerdings kein Betriebsrat vorhanden. Hier unterliegt die Einführung flexibler Arbeitszeit dem Weisungsrecht der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Diese/r muss lediglich bestehende tarifvertragliche Regelungen beachten, soweit der Betrieb tarifgebunden ist. Das Weisungsrecht darf jedoch nicht missbraucht werden. Zu bevorzugen ist eine einvernehmliche Lösung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit, die möglichst im Arbeitsvertrag bzw. als Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden sollte.
Regelungen zur flexiblen Arbeitszeit sind im Individualarbeitsvertrag nur insoweit zulässig, als Gesetze, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung keine anderweitigen abschließenden Bestimmungen enthalten. Auch abweichende Regelungen des Arbeitsvertrages zu Ungunsten der Mitarbeiter/innen sind nicht zulässig, außer wenn gesetzlich, tarifvertraglich oder durch die Betriebsvereinbarung dieses ausdrücklich erlaubt ist. Empfohlen wird aus Gründen der Rechtssicherheit, die Einführung flexibler Arbeitszeiten schriftlich festzuhalten. Die Beschäftigten müssen der Einführung zustimmen, soweit sie nicht mittels Weisungsrecht der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers oder durch eine Änderungskündigung durchgesetzt wird.
Die Dauer der Arbeitszeit kann der/die Arbeitgeber/in nicht mittels Weisung festsetzen, da diese unmittelbar die Hauptpflicht von Mitarbeiter/innen aus dem Arbeitsvertrag betrifft. Soweit ein Tarifvertrag aber Arbeitszeitverkürzungen/-erweiterungen oder die Festlegung von Bereitschaftsdiensten usw. vorsieht, kann der/die Arbeitgeber/in von dem eigenen Weisungsrecht ausnahmsweise Gebrauch machen. Auch kann er/sie die Verteilung der zur Verfügung stehenden Zeit, das heißt Beginn und Ende der täglichen Arbeit sowie die Lage der Pausen, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen festlegen Dabei muss er/sie allerdings das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates beachten. Jedoch kann das Weisungsrecht hierbei tarifvertraglich eingeschränkt sein. Ebenso ist die Veränderung des Arbeitszeitrahmens durch die Einführung flexibler Arbeitszeitformen in das Ermessen der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers gestellt. Dieses allerdings nur insoweit, wie keine Beschränkung durch Tarifvertrag oder Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates erfolgt. Grenzen des Weisungsrechts sind, soweit es nicht gesetzlich, tarifvertraglich, durch Betriebsvereinbarungen oder das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten eingeschränkt wird, lediglich Billigkeitsgesichtspunkte. Das heißt, es darf nicht rechtsmissbräuchlich sein oder gegen die guten Sitten verstoßen.
Änderung eines bestehenden Arbeitsvertrages
Erklärt sich der Arbeitnehmer mit der Einführung flexibler Arbeitszeiten einverstanden, sollte aus Gründen der Rechtssicherheit eine entsprechende Klausel in den Arbeitsvertrag eingefügt werden. Sollen Arbeitszeiten eingeführt werden, mit denen die Mitarbeiter/innen nicht einverstanden sind, bedarf es der arbeitsvertraglichen Änderung durch den/die Arbeitgeber/in, um die neuen Arbeitsbedingungen durchzusetzen. Hierzu muss sie/er das bestehende Arbeitsverhältnis kündigen und der/dem Arbeitnehmer/in zugleich die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zu den geänderten Bedingungen anbieten. Dabei sind gegebenenfalls die Vorschriften des Kündigungsschutzgesetzes einzuhalten. Grundsätzlich sollte jedoch die Zustimmung der Beschäftigten zum neuen Arbeitsmodell eingeholt werden, statt es anzuweisen. Nur dann ist der wirkliche Erfolg gewährleistet.
Copyright 11/2006 by MCH
Autorinnen: Ulla Habelt, Ines Wissel (MCH)
