Mai 2012 - In Mitarbeitergesprächen informieren, motivieren, entwickeln

Erreichen wichtige Informationen in Ihrem Betrieb immer zeitnah den Richtigen? Sind Sie auf dem Laufenden, was die Wünsche Ihrer Mitarbeiter angeht? Oder verlassen gut ausgebildete Fachkräfte für Sie überraschend Ihr Unternehmen? Auch wenn Sie im Betriebsalltag ein gutes persönliches Verhältnis zu Ihrer Belegschaft pflegen, gehen Ihnen unter Umständen Informationen verloren, die nicht zwischen Tür und Angel besprochen werden. Hier können Sie mit einem wichtigen Instrument der Personalentwicklung gegensteuern: mit einem „Mitarbeitergespräch“. Wir meinen damit eine eher formelle, systematische Art des Austausches, für den Sie sich ruhig die Zeit nehmen sollten. In diesem „Thema des Monats“ erläutern wir Ihnen Details zu diesem wichtigen Führungsinstrument.

Insbesondere im kleinen Handwerksbetrieb hat das Tagesgeschäft oftmals Vorrang und man kennt sich persönlich. Gerade hier besteht die Gefahr, dass einige Dinge im hektischen Alltag oder in gemütlicher Runde nicht angesprochen werden. Unter „Mitarbeitergesprächen“ sind gerade nicht diejenigen Unterredungen gemeint, die der Chef zwischendurch während der Arbeit, auf dem Weg zur Baustelle oder nach Feierabend mit seinen Mitarbeitern führt, sondern ein strukturiertes Vier-Augen-Gespräch zu einem festgelegten Termin, um gemeinsam bestimmte Themen zu besprechen. Mitarbeitergespräche sollten routinemäßig regelmäßig (ein bis zwei Mal jährlich) durchgeführt werden, so dass ihnen „nichts Unheilhaftes“ anhängt oder sie die Frage aufwerfen: Warum will der Chef plötzlich mit mir reden?
Übrigens: Wollen Sie Anerkennung äußern oder einen Konflikt innerhalb des Teams lösen, sollten beziehungsweise müssen Sie dies unmittelbar tun – also unabhängig und losgelöst von einem Mitarbeitergespräch.
Was aber kann solch ein strukturiertes Gespräch bringen? Worin liegt der Vorteil für den Betrieb?
Ein Mitarbeitergespräch kann dazu dienen, 

• durch Anerkennung zu motivieren. Wertschätzung steht ganz oben auf der Liste der Instrumente der Mitarbeitermotivation;
• Stärken der Mitarbeiter zu identifizieren und bisher unbekannte Potenziale aufzudecken, um sie bestmöglich einsetzen zu können;
• über Stärken und Schwächen des Mitarbeiters zu sprechen;
• Arbeitsleistungen der Mitarbeiter besser zu beurteilen;
• Wünsche der Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen, um darauf eingehen zu können und Fluktuation entgegenzuwirken;
• Entwicklungsmöglichkeiten zu eruieren, um so den Qualifikations- und Weiterbildungsbedarf zu ermitteln;
• mögliche Karriereschritte zu diskutieren;
• Unzufriedenheiten mit der Unternehmensführung zu erkennen;
• Missverständnisse auszuräumen;
• einen Abgleich von Selbst- und Fremdeinschätzung zu ermöglichen – und zwar auf beiden Seiten.

 Die Vorbereitung vorab

Mitarbeitergespräche müssen sorgfältig geplant werden. Die Initiative sollte grundsätzlich von der Arbeitgeberseite kommen. Besteht jedoch Bedarf bei den Beschäftigten, sollten Sie darauf selbstverständlich eingehen. Der Termin für die Unterredung ist frühzeitig zu vereinbaren, das heißt circa zwei Wochen vorher. Je nach Anlass und Umfang sollten zwischen 45 Minuten und zwei Stunden eingeplant werden. Die vorgesehenen Themen und Ziele des Gespräches sollten dann bekannt sein, damit beide Gesprächspartner die Chance haben, sich vorzubereiten. Wichtig ist, dass Sie dem Mitarbeiter Unterlagen beziehungsweise einen Gesprächsleitfaden zur Verfügung stellen, so dass er ausreichend Zeit hat, sich hierauf vorzubereiten. Auch Sie als Chef sollten sich über Ihre Ziele klar sein. Solch ein Gespräch kann auch ein guter Anlass sein, um sich über die Unternehmensziele Gedanken zu machen. Unsere Leitfäden für Chefs und für Mitarbeiter sind im Gespräch nützlich, da man sich daran entlang hangeln kann und der Redefluss mit ruhigen Mitarbeitern nicht ins Stocken gerät und Vielredner nicht vom Thema abkommen. Lassen Sie Raum für Themenvorschläge seitens des Mitarbeiters, vielleicht brennt ihm etwas unter den Nägeln.
Mögliche Inhalte eines Mitarbeitergespräches sind die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters, seine Stärken, Schwächen, Entwicklungspotenziale und Weiterbildungswünsche. Auch Zielvereinbarungen können getroffen und mögliche Schwierigkeiten besprochen werden. Ein gegenseitiges Feedback ist für beide Seiten von Vorteil.
Grundsätzlich gehört Privates nicht in ein Mitarbeitergespräch, es sein denn, das private Verhalten des Mitarbeiters beeinträchtigt seine Arbeitsleistung oder der Mitarbeiter hat besondere Wünsche aufgrund seiner familiären Situation (pflegebedürftige Angehörige, Betreuung von Kindern etc.).

Die Durchführung des Gespräches

Wo:

Das Gespräch sollte sachlich geführt werden. Mit einer angenehmen Gesprächsatmosphäre kann eine gute Basis hierfür geschaffen werden. Störungen von Außen wie Zwischenfragen anderer Mitarbeiter beziehungsweise Kollegen sollten vermieden werden. Auch das Telefon sollte in dieser Zeit nicht klingeln, also umgestellt werden.

Wie: 

• Steigen Sie locker ein, damit Sie erst einmal ankommen können. Mögliche Themen: Wetter, das Befinden (Wie geht es Ihnen?),...
• Worüber soll gesprochen werden? Was sind die Inhalte dieses Gespräches? Gibt es Fragen im Vorfeld? Hier ist der Gesprächsleitfaden sinnvoll.
• Geben Sie sich gegenseitig Feedback. Dies sollte nach einigen Regeln ablaufen.
• Fassen Sie das Besprochene zusammen: Wichtige Entscheidungen und Ziele, die Sie gemeinsam formuliert haben, halten Sie am besten schriftlich fest und unterschreiben diese. Beide Gesprächspartner können dann hiervon ein Exemplar erhalten. Dies macht die Vereinbarungen verbindlicher.
• Im Anschluss an das Gespräch, vielleicht auch erst nachdem Sie eine Nacht darüber geschlafen haben, überlegen Sie sich, wie die Unterredung verlaufen ist und ob Sie zufrieden sind. Sprechen Sie auch ruhig Ihren Mitarbeiter noch einmal an, wie er das Gespräch bewertet.

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch

Es ist sinnvoll, bestimmte Inhalte des Gespräches und Zielvereinbarungen schriftlich festzuhalten, damit diese eine gewisse Verbindlichkeit bekommen. Verabredungen, die gemeinsam mit dem Mitarbeiter formuliert wurden, werden eher eingehalten.
Vor dem nächsten Mitarbeitergespräch können Sie sich Fragen stellen wie: Wie ist die Situation heute? Wie wünsche ich sie mir? Was muss ich tun, was können wir gemeinsam tun, damit wir den Wunschzustand erreichen? Der Gesprächleitfaden kann dann je nach Bedarf angepasst werden.
Diese Punkte sind wichtig, damit das Gespräch erfolgreich verläuft:

• Geplant und sorgfältig vorbereitet
• Strukturiert, mit Hilfe eines Leitfadens
• In angenehmer Atmosphäre
• Zielorientiert
• Gegenseitig und Gleichberechtigt: Ein Gespräch auf Augenhöhe
• Vertraulich. Einzelne Informationen zum Beispiel zur Weiterbildung und anderen Entwicklungsvereinbarungen können allerdings weitergegeben werden, um deren Umsetzung zu ermöglichen.
• Auf das Gegenüber konzentriert. Vermeiden Sie es, Vergleiche mit Kollegen anzustellen („Der Thomas kann das aus dem Effeff, wieso Du/Sie nicht?“). Dies kann die Arbeitsatmosphäre im Team belasten. Fühlt sich der Mitarbeiter von Ihnen weniger geschätzt als ein Kollege, verliert er unter Umständen die Motivation.

Mitarbeitergespräche werden von einigen Personalverantwortlichen und anderen Experten kritisch beurteilt. Deren Argument: Wenn der Chef über Führungskompetenz verfügt, sei ein solch formelles Gespräch eher kontraproduktiv und schädlich für die Unternehmenskultur. Es sei erzwungen (man muss das Gespräch führen) und außerdem nur notwendig, wenn man seine Mitarbeiter den Rest des Jahres eher vernachlässigt.
Für ein solches Gespräch spricht jedoch, dass - wie eingangs schon erwähnt - im Alltag viele Informationen verloren gehen. Der Informationsaustausch ist daher ein wichtiger Aspekt der Unterredung. Das Formelle wiederum zeigt auch die Wertschätzung: Ich nehme mir extra Zeit, nicht nur so zwischendurch oder wenn gerade nichts Wichtiges ansteht. Der Leitfaden gibt dem Gespräch darüber hinaus eine Struktur, die verhindert, dass es in ein allgemeines Geplauder abrutscht.

Copyright 05/2012 by LGH
Autorin: Katrin Dackow, LGH