März 2011 - Das Bewerbungsgespräch: Wie Sie es führen, damit es ein Erfolg wird 

Die richtige Auswahl der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Fehlbesetzungen sind teuer, zeitaufwendig und belasten das Betriebsklima. Zudem trägt der demografische Wandel dazu bei, dass in den nächsten Jahren die Bedeutung der Fachkräftesicherung für die Personalpolitik in ihrer Relevanz ansteigen wird. Umso wichtiger ist es daher, die Wahrscheinlichkeit von falschen Auswahlentscheidungen beim Personal zu minimieren. Gerade kleine und mittlere Betriebe ohne eigene „Personalabteilung“ müssen diese Aufgaben zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit einplanen und erledigen. Nach wie vor bleibt dabei das Bewerbungsgespräch die wichtigste Entscheidungsgrundlage und ist deswegen unverzichtbar. Nicht zuletzt, weil es so langsam auf die „heiße Phase“ bei der Suche nach Auszubildenden geht, wollen wir Ihnen in diesem „Thema des Monats“ einige Tipps geben, wie Sie ein Bewerbungsgespräch sicher durchführen, was Sie beachten müssen und wie Sie die richtige Entscheidung treffen.

Voraussetzungen für den Erfolg eines Bewerbungsgesprächs

Für den Betriebsinhaber liegt der Erfolg eines Bewerbungsgesprächs darin, den bestmöglich geeigneten Mitarbeiter für eine bestimmte Stelle auszuwählen. Sorgen Sie daher für Voraussetzungen, um diesen Erfolg möglich zu machen. Vereinbaren Sie mit dem Bewerber einen Termin, an dem weder Sie noch er unter Zeitdruck stehen. Ein Gespräch zwischen „Tür und Angel“ lässt in der Regel mehr Fragen offen als es klärt. Eine angenehme und ungestörte Gesprächsatmosphäre ist mitentscheidend für das Gelingen des Bewerbungsgesprächs. Es sollten keine Unterbrechungen von außen, z. B. durch das Telefon, die Unterhaltung stören. Das macht einen schlechten Eindruck, Sie könnten zudem sonst den Faden verlieren und der Bewerber erhält Zeit, sich Antworten taktisch gut zu überlegen. Die Echtheit der Aussagen leidet also darunter. Zudem geben Störungen die falschen Signale: Sie lassen den Schluss zu, dass alles Mögliche wichtiger ist als das Bewerbungsgespräch.

Im Vorfeld des Bewerbungsgesprächs

Bereiten Sie sich auf Bewerbungsgespräche gut vor. Sie können so zielgerichteter diejenigen Informationen sammeln, die Sie für Ihre Entscheidungsfindung benötigen. Zu dieser Vorbereitung gehören:

• Gute Terminwahl und rechtzeitiges Verschicken der Einladung
• Organisatorische Voraussetzungen (Wahl des Ortes, Büro oder Besprechungsraum, Getränke, usw.)
• Informationsmaterial über Ihren Betrieb
• sonstige Hilfsmittel (z.B. Flipchart oder Ähnliches, Visitenkarten, Taschenrechner usw.)
• nochmalige Durchsicht der Bewerbungsunterlagen, ggf. zusammen mit einem Ihrer Mitarbeiter oder einem anderen Entscheider
• Zusammenstellung der Fragen, die Sie dem Bewerber stellen wollen
• Störungsfreiheit (Telefon umstellen, Mitarbeiter informieren etc.).

Durchführung eines Bewerbungsgesprächs

Sie sind eine der wichtigsten Erstkontakte für neue Mitarbeiter in Ihrem Betrieb. Ihr Auftritt, Ihre Ansichten und Ihre Begeisterung bleiben dem Bewerber in Erinnerung und tragen dazu bei, ob er sich für Ihren Betrieb entscheidet und wie er dann seine neue Arbeit angeht. Eine sorgfältige Gesprächsführung ist daher wichtig.
Durch die Unterhaltung mit dem Bewerber sollen Sie sich einen fachlichen und persönlichen Eindruck von ihm verschaffen und prüfen, ob er zu Ihnen und Ihrem Betrieb passt. Dazu brauchen Sie entsprechende Informationen. Beim Bewerbungsgespräch zählt daher: „Wer fragt, führt“. Sie müssen im vorgesehenen Zeitrahmen möglichst viele, relevante und wahrheitsgemäße Aussagen erhalten – und die bekommen Sie am besten durch Fragen. Dies gilt jedoch ebenso für den Bewerber. Auch er wird das Ziel verfolgen, Informationen zu erhalten, beispielsweise über die Anforderungen im Einzelnen, den Arbeitsplatz, das Team. Daher geben Sie auch dem Bewerber die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Beachten Sie: Vielfach wird ein Bewerbungsgespräch als Monolog des Chefs oder des Bewerbers geführt. Es soll sich jedoch ein Dialog durch geschicktes Fragen und Lenken des Gesprächs ergeben. Die Faustregel: Der Chef spricht 35% der Zeit, der Bewerber 65%. Geben Sie nie die Gesprächsführung aus der Hand, sonst erfährt der Bewerber mehr über Sie als umgekehrt.
Folgende Empfehlungen möchten wir Ihnen für den Ablauf eines Bewerbungsgespräches geben:

• Phase I: Einstimmung (ca. 5-10 min)
  Um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, bietet es sich an, ein wenig Small-Talk zu betreiben. Unverfängliches wie eine Frage nach der Anreise oder dem Befinden oder das Anbieten eines Getränkes dienen dazu, die Atmosphäre aufzulockern. Bedanken Sie sich auch für das Interesse an Ihrem Unternehmen und betonen Sie die Vertraulichkeit des Gesprächs.
• Phase II: Informationen über den Bewerber erfahren (ca. 30 min)
  Fragen Sie den Bewerber nach seinem beruflichen Werdegang, seinen Bewerbungs- und Leistungsmotivationen und seinen fachlichen Kompetenzen. Bewirken Sie in dieser Gesprächsphase, dass der Bewerber so viel wie möglich über sich erzählt. Grundsätzlich gilt: Offene Fragen („W“-Fragen wie „Warum interessieren Sie sich für die Stelle?“) öffnen den Gesprächspartner und geben ihm Gelegenheit zu freien Antworten. Dagegen dienen geschlossene Fragen, die die zwei Antwortmöglichkeiten „Ja“ oder „Nein“ beinhalten (z. B. „Können Sie sich vorstellen, Verantwortung für ein Team zu übernehmen?“), dazu, Verbindlichkeiten und klare Stellungnahmen herbeizuführen. Durch die Antworten des Bewerbers erhalten Sie Informationen, mit denen Sie seine fachliche und persönliche Eignung beurteilen können. Geben Sie sich nicht mit allgemeinen Aussagen zufrieden, sondern haken Sie gegebenenfalls nach. Es empfiehlt sich auch, die Wissenstiefe in Fachgebieten zu hinterfragen.
  Ein erfahrener Unternehmer erkundigt sich vor allem bei jüngeren Bewerbern darüber hinaus nach Hobbys („Da erkenne ich Interessen und Vorlieben.“) und dann sogleich danach, wer diese denn finanziert („Sind das die Eltern oder die Großeltern, finde ich das weniger gut, als wenn der Kandidat sich selbst um die nötigen Finanzen bemüht.“).
• Phase III: Informationen zur Stelle/ Betrieb geben (ca. 20 min)
  Stellen Sie in wenigen Worten den Betrieb und das Aufgabengebiet der Stelle vor. Dieser Gesprächsteil kann sich beispielsweise aus der vorherigen Phase durch die Frage „Welche Fragen haben Sie zu unserem Betrieb/ der entsprechenden Stelle?“ ergeben. Hier sind Sie derjenige, der Antworten gibt und seine Vorstellungen deutlich macht. Ein interessierter Bewerber hat sich bereits im Vorfeld über das Unternehmen informiert. Lassen Sie daher möglichst viel durch den Bewerber selbst erfragen, so dass sich ein informatives Zwiegespräch ergibt.
• Phase IV: Verhandeln (Gehalt/Lohn, Eintrittstermin etc.; ca. 10 min)
  Modalitäten und Organisatorisches können in dieser Phase besprochen und Erwartungen in Übereinstimmung gebracht werden. Über wichtige Vertragskonditionen sollten Sie bereits jetzt sprechen, um spätere mögliche Differenzen ausschließen zu können. Komplizierte (Einzel-)Absprachen sollten dann in einem zweiten Gespräch geklärt werden.
• Phase V: Abschluss (ca. 5-10 min)
  Beenden Sie das Gespräch nicht abrupt, sondern lassen Sie es in einer angenehmen Stimmung ausklingen. Treffen Sie mit dem Bewerber eine Vereinbarung, wann und wie Sie ihm Ihre Entscheidung mitteilen werden. Vermeiden Sie, an dieser Stelle Hoffnungen zu wecken bzw. Zusagen zu machen. Bedanken sich für das Gespräch und wünschen ihm z.B. eine angenehme Heimfahrt.  

Verhaltensweisen wie dominantes Auftreten, eine schnelle Bewertung sowie eine überzeugende (Selbst-)Präsentation sind für ein Einstellungsgespräch nicht hilfreich. Eine erfolgreiche und aussagekräftige Vorstellung soll durch aktives Zuhören und eine wohlwollende und gezielte Fragestellung geprägt sein. Versuchen Sie, Informationen neutral und bewertungsfrei zur Kenntnis zu nehmen.  

Entscheidungsgrundlagen

Bei der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber kommen mehrere Arten von Informationen zusammen: die aus den Bewerbungsunterlagen, die aus dem Vorstellungsgespräch und der ganzheitliche, gesamte Eindruck auf der zwischenmenschlichen Ebene. Daher sind als Entscheidungsgrundlagen wichtig:

• Der erste Eindruck
  Sie sollten immer versuchen, die Eignung des Bewerbers objektiv zu beurteilen; trotzdem ist der erste Eindruck wichtig. „Wirkt der Bewerber sympathisch?“ „Passt er ins Team?“ sind verständliche Fragen. Subjektive Eindrücke lassen sich in einem Bewerbungsgespräch niemals vollständig ausschalten. Sie beeinflussen unsere Entscheidungen und unser Verhalten, sie sind weder richtig oder falsch noch beweisbar, aber wichtige zusätzliche Hilfe bei der Entscheidungsfindung.
• Die Bewerbungsunterlagen
  Stellen Sie nochmals Ihre Anforderungen an einen idealen Bewerber den Auswertungen der Bewerbungsunterlagen und den Eindrücken aus dem Vorstellungsgespräch gegenüber. Je höher der Grad an Übereinstimmung, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung.
• Das Verhalten im Bewerbungsgespräch
  Nicht nur, was ein Bewerber sagt, sondern auch, wie er es sagt, wie er sich verhält, welchen nachhaltigen persönlichen Eindruck er auf Sie macht, ist wichtig. Sie sollten daher während des Gesprächs seine Grundhaltung einschätzen: Ist er interessiert oder gelangweilt, hat er sich informiert oder nimmt er eine „Konsumhaltung“ ein, sucht er Herausforderungen oder Absicherung etc.
• Eine „zweite Meinung“
  Unsere persönliche Wahrnehmung kann uns durchaus täuschen. Daher ist es oft sinnvoll, eine zweite Meinung (also die eines Kollegen, einer Führungskraft, eines Beraters etc.) einzuholen, um ein objektiveres Bild zu erhalten.

Machen Sie sich direkt während des Gesprächs Notizen. Schon wenig später angefertigte Gedächtnisprotokolle sind nicht mehr repräsentativ, da sich Eindrücke schnell „verflüchtigen“. Letztlich sollte bei der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber auch darauf geachtet werden, ob „die Chemie stimmt“. Die Berücksichtigung dieses intuitiven Gesamteindruckes sollte am Ende noch einmal aufgegriffen werden – z. B. in der Diskussion mit Mitarbeitern, mit denen der neue Kollege direkt zusammenarbeiten soll.

Beachten Sie bitte:
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), mit dem Benachteiligungen verhindert oder beseitigt werden sollen, ist auch im Bewerbungsgespräch zu berücksichtigen. Das bedeutet, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder der Weltanschauung, wegen einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität nicht vorkommen dürfen. Andernfalls drohen dem Arbeitgeber Schadenersatz- und Entschädigungsansprüche. Es bietet sich an, eine weitere Person zum Gespräch hinzuziehen, so dass Sie nicht in Beweisnot kommen. Allerdings dürfte es für einen Bewerber schwer sein, einen Anspruch nur auf Indizien für eine Benachteiligung beim Bewerbungsgespräch zu stützen. Machen Sie also alles richtig, dann kommen Sie in der Regel auch ohne eine weitere Person aus. Ein Zeuge auf Ihrer Seite ist demnach kein unbedingtes Muss, es minimiert jedoch Ihr Risiko.

Lassen Sie sich dadurch aber auf keinen Fall verunsichern. Und denken Sie immer daran, dass Sie bei jedem Bewerbergespräch Ihren Betrieb nach außen repräsentieren und demzufolge aktiv Imagepflege betreiben!

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Autor: Wolfgang Trefzger, LGH