Haben auch Sie sich vorgenommen, im neuen Jahr solle in Ihrem Unternehmen vieles besser werden? Und hat zu Ihren Vorsätzen für 2006 gehört, dass die Abläufe im Betrieb künftig optimal geplant und aufeinander abgestimmt werden? Vor allem mit der folgenden Checkliste wollen wir Ihnen dabei helfen, dass die guten Absichten auch Realität werden.
Wenn Sie organisatorische Schwachstellen in Ihrem Betrieb identifizieren, fällt es Ihnen leichter, die Abläufe zu optimieren. Das kann in wettbewerbsintensiven und ertragsschwachen Zeiten wie diesen von entscheidendem Nutzen sein für Ihr Unternehmen. Häufig vorkommende Schwachstellen sind:
· Vorgänge und Abläufe dauern zu lange
· Vorgänge sind nicht optimal aufeinander abgestimmt
· Nachgelagerte Vorgänge verzögern sich; es kommt zu Wartezeiten
· Zu viele Vorgänge laufen parallel ab; Prioritäten werden nicht klar erkannt
· Kommunikationswege sind zu lang; für die Arbeit wichtige Informationen kommen deswegen nicht oder zu spät an
· Die räumliche Anordnung von Arbeitsplätzen führt zu langen Wegen - z. B. dann, wenn auf dem Betriebsgelände Materiallager und Werkstatt weit voneinander entfernt sind.
Welche Vorteile bietet Ihrem Betrieb eine optimale Ablauforganisation?
· Erhöhung der Produktivität durch Verringerung von unproduktiven Zeiten (Wartezeiten, Leerzeiten, Wegezeiten)
· Positive Wirkungen auf Leistungsfähigkeit und Motivation, weil die Standardisierung von Arbeitsabläufen Sicherheit in der Aufgabenerfüllung mit sich bringt
· Förderung des Teamgeistes und Verbesserung des Betriebsklimas durch Regelung von ineinandergreifenden Abläufen
· Erhöhung des Qualitätsstandards durch Wegfall von Abstimmungsschwierigkeiten, Wartezeiten etc.
· Verbesserung des Images, guter Eindruck beim Kunden durch reibungslose und termingerechte Arbeit
· Vergleichbarkeit bei der Leistungsbewertung von Mitarbeitern durch die Standardisierung von Abläufen.
Das Fazit: Eine optimale Ablauforganisation hat positive Wirkungen nach innen wie nach außen.
Ein kurzer Selbsttest
Bewerten Sie nun Ihr eigenes Unternehmen: Kreuze in den beiden rechten Spalten geben Hinweise auf Reorganisationsbedarf. Falls Sie dabei Unterstützung brauchen, helfen Ihnen die Berater und Beraterinnen der Personalmanagement-Initiative Handwerk NRW gerne.
Positiv bis Problematisch
Nie Selten Manchmal Oft
Klarheit der Zuständigkeiten
Werden Kunden mehrmals
weiterverbunden, bis sie den
zuständigen Mitarbeiter erreichen? 0 0 0 0
Haben Kunden es mit mehreren
Mitarbeitern zu tun, je nachdem,
wer gerade Zeit hat? 0 0 0 0
Kommt es vor, dass Anfragen,
Telefonnotizen oder Reklama-
tionen durch mehrere Hände gehen
oder länger unbearbeitet bleiben? 0 0 0 0
Gibt es bestimmte Aufgaben,
die trotz mehrmaliger Weisung
nicht eigenständig/nicht regelmäßig
erfüllt werden? 0 0 0 0
Kommt es vor, dass Material
fehlt/zu spät beschafft wird? 0 0 0 0
Nehmen Mitarbeiter Wei-
sungen von mehreren/wechselnden
Führungskräften entgegen? 0 0 0 0
Kommt Rückdelegation
(Rückgabe von Aufgaben durch
Mitarbeiter an Leitungsstellen) vor? 0 0 0 0
Gibt es Unmutsäußerungen/
Beschwerden aus der Belegschaft
über Arbeitsbedingungen oder
Führungsverhalten? 0 0 0 0
Positiv bis Problematisch
Nie Selten Manchmal Oft
Produktivität der Stellen
und Bereiche
Haben Führungskräfte mehr
als sieben Mitarbeiter, für die sie
Führungsverantwortung tragen? 0 0 0 0
Kommt es zu Informations-
verlusten, wenn Informationen von
höheren an untere Hierarchieebenen
weitergegeben werden
(„Stille-Post-Prinzip")? 0 0 0 0
Kommt es zu Informations-
verlusten, wenn Informationen von
unteren an höhere Hierarchieebenen
weitergegeben werden? 0 0 0 0
Gibt es bei Mitarbeitern
und/oder Führungskräften Unklarheiten
über die Bewertung der
Arbeitsproduktivität/Ergebnisse
von Teams? 0 0 0 0
Kommt es vor, dass (über ein
tolerables Maß hinaus) Termine
nicht eingehalten werden? 0 0 0 0
Gibt es ein hohes Aufkommen
an Mehrarbeit? 0 0 0 0
Kommen „Dienst nach Vorschrift"
oder mangelnde Flexibilität in der
Aufgabenerfüllung vor? 0 0 0 0
Kommt es zu Leerläufen auf
Grund mangelnder Abstimmung
zwischen Teams/Bereichen? 0 0 0 0
Copyright by MCH 1/2006
Autorin: Ulla Habelt
