Februar 2012 - Wie viel Weiterbildung ist nötig und gut für Ihren Betrieb?

Die Herausforderungen für Ihr Unternehmen wandeln sich immer schneller und damit auch die Anforderungen an Ihre Mitarbeiter. Nur mit entsprechend qualifiziertem Personal gelingt es, zukunftsorientierte Strategien zu entwickeln zur Sicherung der Wettbewerbsposition und zum aktiven Einstellen auf die sich ändernden Rahmenbedingungen. Der daraus resultierende Bildungsbedarf muss frühzeitig erkannt und die entsprechenden Kompetenzen müssen aufgebaut werden. Als Unterstützung auf diesem Weg stellen wir Ihnen in diesem „Thema des Monats“ vor, wie Sie mit Hilfe einer Bildungsbedarfsanalyse erfassen können, wo in Ihrem Unternehmen welche Wissensauffrischung oder -erweiterung sinnvoll und nötig ist.

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels gewinnt die kontinuierliche Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine immer größere Bedeutung – nicht zuletzt weil der Mangel an Fachkräften sich immer klarer abzeichnet. Handwerksbetriebe müssen Wege finden, wie sie die Kenntnisse ihrer Mitarbeiter ständig auf dem aktuellen Stand halten. Dazu muss der Weiterbildungsbedarf genau analysiert werden. Zudem müssen die eingesetzten Bildungsmaßnahmen an den Erfordernissen der Betriebsstrategie ausgerichtet werden. Um hierbei den für Ihren Betrieb richtigen Bedarf zu identifizieren und Weiterbildung effizient zu planen und durchzuführen, ist eine zielgerichtete Herangehensweise unverzichtbar.

Was ist eine Bildungsbedarfsanalyse?

Eine Bildungsbedarfsanalyse ist die systematische Erfassung des Bildungsbedarfs im Unternehmen. Sie macht Stärken und Schwächen der bisherigen Bildungsarbeit sichtbar und bildet die Voraussetzung für die Planung von Qualifizierungsaktivitäten. Generell geht es um die Ermittlung einer Differenz zwischen dem bestehenden Kompetenzprofil der Mitarbeiter und einem zu erreichenden Ziel, das heißt es geht um die Abweichung zwischen Ist und Soll. Ein Bildungsbedarf entsteht, wenn sich zwischen den Erfordernissen des Arbeitsplatzes und der Aufgaben einerseits und den Kompetenzen des betreffenden Mitarbeiters andererseits eine Differenz ergibt.

Für die konkrete Durchführung einer solchen Analyse können unterschiedliche Anlässe ausschlaggebend sein, beispielsweise, dass in letzter Zeit Schwierigkeiten beim Ausführen von Aufträgen aufgetreten sind, dass neue Techniken auf dem Markt gekommen sind oder es zu Kundenbeschwerden gekommen ist.

Grundsätzlich  sind vier Leitfragen für die Bedarfsanalyse zu beantworten:

• Was ist das Aufgabengebiet des konkreten Mitarbeiters/der Mitarbeiter?
• Verändert sich das Aufgabengebiet in absehbarer Zeit (z.B. durch neue Unternehmensziele, Einsatz neuer Techniken, organisatorische Änderungen, geänderte Kundenwünsche)?
• Welche Kompetenzanforderungen ergeben sich daraus hinsichtlich Fachwissen, Erfahrungswissen und Branchenkenntnissen sowie Methodenkenntnissen?
• Was davon ist (ausreichend) vorhanden, was fehlt, was sollte gezielt ausgebaut werden?

Wie ermitteln Sie den Bildungsbedarf?

Für die Analyse der Qualifizierungserfordernisse werden unterschiedliche Methoden und Instrumente eingesetzt. Im Folgenden stellen wir Ihnen kurz die wichtigsten Instrumente vor. 

• Dokumentenanalyse:
  Notwendigkeiten für Weiterbildung in Ihrem Betrieb können Sie beispielsweise über die Dokumentenanalyse erlangen, also durch den Abgleich der in (zumeist schriftlichen) Unterlagen beschriebenen Anforderungen mit den Kenntnissen und Fähigkeiten Ihrer Beschäftigten. Die Dokumentenanalyse kann auch zur gründlichen Einarbeitung in ein Thema dienen oder zur Vorbereitung weiterer Untersuchungen. Unter dem Begriff Dokument sind unter anderem zu verstehen:
  - Anforderungsprofile an Stelleninhaber
  - Marktforschungsergebnisse, Nachfragetrends
  - Technische Entwicklungen
  - Analysen von Stellenanzeigen (Qualitätsanforderungen)
  - Betriebsvergleiche mit anderen Unternehmen (Statistiken)
  - Analyse von Programmen und Angeboten vergleichbarer Betriebe
  - Berichte in Zeitungen, Magazinen etc.
  Vorteilhaft bei der Dokumentenanalyse ist, dass Sie Daten erheben, die Ihnen bereits vorliegen. Dies beschreibt jedoch gleichzeitig die Grenzen dieses Wegs: Er basiert sehr stark auf bereits Bekanntem. 

• Beobachtungen:
  Einen weiteren Ansatz stellen Beobachtungsverfahren dar, die z.B. im Rahmen von Arbeitsproben oder bei realen Arbeitsabläufen erfolgen können. Um diese qualitativ gut durchzuführen,  stellen Sie im Vorfeld sicher, was wann und wie beobachtet wird, wie es zu protokollieren ist und in welcher Form es interpretiert wird. Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld darüber informieren, um nicht als unerwünschter „Spitzel“ wahrgenommen zu werden. Es ist sinnvoll, dass Sie den Beobachteten im Anschluss eine Rückmeldung geben, wenn Sie dieses Instrument zur Bedarfsanalyse einsetzen. 

• Mitarbeiterbefragung:
  Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument, bei dem mit Hilfe von Interviews und/oder schriftlichen Befragungen Einstellungen, Erwartungen und Bedürfnisse des Teams gewonnen werden. Dies geht in Interviews, in schriftlichen Befragungen oder bei einem Workshop. Am höchsten sind übrigens die Aussagekraft und damit der Erkenntniswert, wenn Sie die Instrumente miteinander kombinieren, also zum Beispiel die Ergebnisse von Interviews oder Fragebogenerhebungen in einen Workshop einfließen lassen.
  Als Interview verstehen wir eine persönliche Befragung zu einem definierten Sachverhalt mit dem Ziel, eine bestimmte Situation aus unterschiedlichen Perspektiven umfassend zu greifen. Gerade wenn wenige Informationen vorliegen, bietet sich diese Variante an.  Die Aussagekraft von Interviews kann erhöht werden, wenn sie teilstrukturiert, d.h. unter Verwendung von bestimmten Leitfragen durchgeführt werden. Der Vorteil solcher persönlichen Befragungen ist, dass Sie authentische Aussagen erhalten. Der Nachteil ist, dass die Auswertung wegen der Vielfalt der Antworten schwierig sein kann.
  Eine spezielle Form des Interviews stellt das Mitarbeitergespräch dar, das beispielsweise Antworten auf folgende Fragen geben kann:
  - Welche Anforderungen der Stelle decken sich mit den Fähigkeiten des Mitarbeiters?
  - In welchen Bereichen liegen seine ungenutzten Potentiale und Wünsche?
  - In welchen Bereichen hat der Mitarbeiter Schulungsbedarf?
  Das Mitarbeitergespräch bietet Ihnen die Möglichkeit, längerfristige Ziele für die Entwicklung des jeweiligen Mitarbeiters zu erarbeiten. Besonderer Wert soll darauf gelegt werden, dass dies gemeinsam erfolgt.
  Schriftliche Befragungen, also der Einsatz von Fragebögen, ist sinnvoll bei einer größeren Mitarbeiterzahl, wenn diese örtlich verstreut sind, wenn aus Zeitgründen keine Interviews durchgeführt werden können oder wenn Anonymität gewahrt bleiben soll. Bei der Formulierung der Fragen ist folgendes zu beachten: Durch offene Fragen, wie „Welche Formen von Weiterbildung nutzen Sie?“, ergibt sich ein breites Spektrum von Antwortmöglichkeiten. Der Vorteil ist, dass diese Antworten authentisch sind und man Wissenswertes zu den Meinungen und Wünschen der Befragten erfährt. Jedoch ist die Auswertung zeitaufwendig und schwierig, da die Antworten kategorisiert werden müssen. Offene Fragen bieten sich an, wenn wenige Vorinformationen zu einem Sachverhalt vorhanden sind. Bei geschlossenen Fragen sind Antwortmöglichkeiten vorgegeben (z.B. „ja“, „nein“, „ich weiß nicht“). Diese für den Befragten begrenzte Auswahl senkt für Sie den Auswertungsaufwand. Es werden dann allerdings auch nur die Inhalte gemessen, die im Fragebogen vorgegeben sind. Daher bietet sich an, geschlossene Fragen um die Kategorie „Sonstiges“ und ein Feld für eigene Eintragungen zu erweitern, um dort Eigenständiges von denjenigen zu erfahren, die Sie befragen.
  Ein weiteres Instrument ist die Durchführung eines Workshops, bei dem gemeinsam Ziele definiert, Strategien entwickelt und mögliche Probleme gelöst werden können. Der Workshop bietet im Vergleich zu den bisher genannten Instrumenten die intensivste Möglichkeit des Gedankenaustausches zwischen den Teilnehmern innerhalb einer recht kurzen Zeit. Anforderungen beziehungsweise Wünsche der Teilnehmer an Bildungsmaßnahmen können dort gut von unterschiedlichen Seiten und Standpunkten aus beleuchtet werden. Aufgrund der gemeinsamen Kommunikation können die Mitarbeiter und die Geschäftsführung sich intensiv über ihre Bildungsbedarfe auseinandersetzen. Zudem kann die Gruppendynamik bei einem positiven Verlauf eines Workshops zum Katalysator für Kreativität werden.

Wie führen Sie eine Bildungsbedarfsanalyse durch?

Wichtig ist, dass die Geschäftsführung ebenso wie die Mitarbeiter die Bildungsbedarfsanalyse  unterstützen und tatkräftig bei der Durchführung mitarbeiten. Sie muss transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten sein. Bei der Vorbereitung sind daher sämtliche Mitarbeiter und Führungskräfte einzubeziehen. Zudem ist im Vorfeld der Bereich festzulegen, auf den sich die Untersuchung beziehen soll: Es kann darum gehen, den individuellen Bildungsbedarf eines Mitarbeiters zu ermitteln, den Bedarf eines Teams oder einer Abteilung zu erheben oder aber die Qualifizierungserfordernisse des gesamten Betriebes zu eruieren. Weiterhin ist es ratsam, bereits im Vorfeld der Bedarfserhebung abzuklären, an wen die Auswertung gehen soll und welche konkreten Konsequenzen daraus abgeleitet werden sollen. Diese sind dann zu gegebener Zeit den Mitarbeitern transparent zu machen, um deren Motivation für die Beteiligung an Bildungsbedarfserhebungen oder vergleichbaren Aktivitäten zu erhalten oder sogar zu steigern. Es muss deutlich werden, wie die Bedarfe an Weiterbildung wann und in welcher Zeit aufgegriffen werden können beziehungsweise sollen.

Schlussbemerkungen

Bei einer Bildungsbedarfsanalyse handelt es sich zugegebenermaßen um kein einfaches Verfahren. Um sie erfolgreich durchzuführen zu können, müssen die Untersuchungen systematisch angelegt werden. Wichtig ist, dass ihre Qualität auch davon abhängt, dass die ausgewählten Verfahren kompetent durchgeführt werden können. Daher sollte am besten im Vorfeld eine Qualifizierung der entsprechenden Person/en stattfinden. Und bedenken Sie: Ziel einer Bildungsbedarfsanalyse ist nicht die Erstellung isolierter Statistiken, sondern die Antwort auf die Fragen, welche Qualifizierungsmaßnahmen erforderlich sind, damit Ihr Unternehmen aktuelle oder kommende Anforderungen bewältigen kann!
Nehmen Sie Kontakt zu einem Demografie-Berater in der Zukunfts-Initiative Handwerk Nordrhein-Westfalen auf. Diese informieren Sie gerne noch detaillierter über die Durchführung einer Bildungsbedarfsanalyse in Ihrem Betrieb.

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Autor: Wolfgang Trefzger, LGH