August 2012 - Wenn der Chef plötzlich ersetzt werden muss

Keine Frage – wir wünschen Ihnen Gesundheit, ein langes Leben und unternehmerischen Erfolg. Aber manchmal kommt es doch anders, als man denkt: Ein Unfall, ein schwerer Schlaganfall, eine plötzliche Erkrankung oder gar Schlimmeres setzt Sie außer Gefecht. Das kann für Wochen, Monate oder im schwerwiegendsten Fall für immer sein! Haben Sie für ein solches Ereignis vorgesorgt? Weiß Ihre Familie, wissen Ihre Mitarbeiter, was sie zu tun haben, um das Unternehmen fortzuführen? Mit einem Notfallkoffer sind Sie und Ihre Umgebung für einen derartigen Schicksalsschlag gewappnet. In unserem „Thema des Monats“ greifen wir ein zugegebenermaßen unangenehmes, aber eminent wichtiges Thema auf und sagen Ihnen, was alles Sie vorsorglich regeln müssen.

Ein Erste-Hilfe-Kasten für Verletzungen hängt in jedem Betrieb und wird in jedem Fahrzeug mitgeführt. Deutlich seltener findet sich dagegen ein Erste-Hilfe-Kasten für den Ausfall des Chefs insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. Das hat ganz aktuell wieder die jährliche Umfrage der LGH unter Gründern mit und ohne Meistertitel an den Tag gelegt: Dort war nach verschiedenen innerbetrieblichen organisatorischen Vorkehrungen gefragt worden wie klare Aufgabenzuweisungen, Vertretungsregelungen, einer systematischen Verwaltung und Nutzung von Kundendaten, festgelegten Standards für die Abläufe, einem Unternehmensleitbild und Unternehmenszielen. Eine weitere Frage galt eben dem Notfallplan, wenn der Chef unerwartet und längerfristig nicht zur Verfügung steht. Gerade bei diesem Punkt sieht es bei den Befragten vergleichsweise „duster“ aus, nur noch übertroffen vom Nichtvorhandensein von ausformulierten Leitbildern. Wenn die Umfrage detailliert ausgewertet ist, dürfte sie Vorgängerstudien bestätigen, wonach gerade im Mittelstand bestenfalls in jedem vierten Betrieb ausreichend Vorsorge getroffen wird für den Tag X.

Alle Fäden in der Hand
Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr kommt es auf den Mann oder die Frau an der Spitze an. Sie bzw. er hat alle Fäden in der Hand. Er kennt selbst kleinste Kleinigkeiten der Abläufe, des aktuellen Standes und der Zukunftsplanungen. Er hat Zugriff auf alle wichtigen Dinge, von den Konten bis zur Vollmacht, Verträge abzuschließen. Diese Konzentration der Verantwortung macht die Firmen schlagkräftig und reaktionsschnell. Sie macht sie andererseits aber auch höchst anfällig, wenn dem Chef etwas zustößt. Und dieses Malheur kann jederzeit und absolut unabhängig vom Alter oder dem gegenwärtigen Gesundheitszustand des Betroffenen eintreffen – bei der Fahrt zu einem Kunden, beim Arbeiten auf der Baustelle oder in der Werkstatt, in der Freizeit oder als Folge einer unerwarteten Erkrankung.
Ein schwer kranker, bewusstloser, im Koma liegender oder sogar toter Firmenleiter kann jedoch für das Unternehmen eine existenzbedrohende Krise bedeuten. Selbst eine nur kurzfristige Handlungsunfähigkeit kann gravierende Folgen haben – für den Betrieb selbst, für die Familie des Unternehmers und für seine Mitarbeiter. „Es gibt Betriebe, die können morgens noch nicht einmal aufgeschlossen werden, wenn der Chef ausfällt“, weiß nicht nur Diplom-Kaufmann Ulrich Lippe, Betriebsberater der Handwerkskammer Düsseldorf.

Ausblenden hilft nicht
Welche Ratlosigkeit und welchen Stress dies bei den Betroffenen auslöst zuzüglich zu dem Schock über die Erkrankung oder den Tod, lässt sich leicht ermessen. Trotzdem blenden noch immer allzu viele Unternehmer die Vorsorgemaßnahme Notfallkoffer aus. Einer der Gründe dafür: Sie wollen sich nicht mit den unangenehmen und zum Teil auch schwierigen Entscheidungen belasten, die mit einem solchen wenig erfreulichen Thema verbunden sind. Nicht wenige halten sich auch für ebenso unverwundbar wie unersetzlich und verschieben deswegen das Packen dieses sehr speziellen „Koffers“ auf den Sanktnimmerleinstag.
Wer sich jedoch durchgerungen hat, sich mit dem Komplex zu beschäftigen, kann zuversichtlich sein, im Fall der Fälle seine Angehörigen und sein Unternehmen vor Schaden und vielen Sorgen zu bewahren. Die vorausschauende Planung stärkt aber zugleich den Betrieb. Sie verschafft ihm sogar Pluspunkte bei Kreditinstituten und Versicherungen – sprich niedrigere Zinsen oder günstigere Einstufungen der „Gefährdungslage“.

Zeit nehmen für die Vorsorge
Der Appell an Sie lautet demnach, sich die Zeit zu nehmen für die Vorsorge. Sie haben dabei die grundsätzliche Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Arten von Koffern: Die „Premium“-Variante bietet tatsächlich umfassende Sicherheit für den Fall, dass Sie nachhaltig ausfallen sollten. Dafür müssen Sie dann jedoch mehr Zeit investieren und auch mehr Menschen einbeziehen. Die „Light“-Ausgabe besteht „nur“ aus einer Sammlung von Informationen und für Ihr Unternehmen und Ihre Familie überlebenswichtigen Dokumenten und Dingen. Sie sollten in einem Ordner oder wirklich in einem Köfferchen zusammengefasst und dann sicher, aber zugleich schnell erreichbar gelagert werden. Natürlich muss irgendeine Vertrauensperson wissen, wo man im Notfall Ordner oder Köfferchen findet. Damit ist die kurzfristige Fortführung der Geschäfte möglich, die Handlungsfähigkeit fürs erste gesichert. Aber Sie werden im Folgenden sehen, dass es eine ganze Reihe von Fallstricken gibt, die letztlich doch für die umfassende Version sprechen.

Die kleine Lösung
Elementar wichtig sind Handlungsvollmachten für einen Stellvertreter für Sie im Betrieb sowie Bank- und Postvollmachten und Unterschriftenregelungen. Hinzukommen müssen unbedingt

• eine Mappe mit Passwörtern und Codes, den Bankverbindungen, Depots und Kreditkarten inklusive PIN- und TAN-Nummern, Kreditverträgen,
• Kontaktdaten von wichtigen Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern einschließlich Steuerberater und Anwalt,
• Unterlagen zu den aktuell wichtigsten Bestellungen, Aufträgen und Arbeiten sowie zur Kalkulation,
• Versicherungspolicen und -verträge aller Art,
• Gesellschaftsvertrag und Ehevertrag,
• Handelsregister- und eventuell Grundbuchauszügen,
• aktuellen Bilanzen, BWAs und Vermögensüberblicken,
• Zweitschlüsseln,
• Patenten, Gebrauchs- oder Geschmacksmustern, Rezepturen, Konstruktionen und Ähnlichem,
• Autopapieren und Leasingverträgen,
• wichtigen Terminen und Fristen sowie
• Ihrem persönlichen Testament und anderen wichtigen Urkunden.

Der Hinweis auf den jeweils aktuellen Stand dieser Unterlagen schließt ein, dass Sie diese Mappe regelmäßig, das heißt möglichst mehrmals im Jahr auf den neuesten Stand bringen sollten. Überlegen Sie bei diesen Gelegenheiten, ob Sie einzelne Festlegungen vielleicht ändern und an neue Gegebenheiten anpassen müssen, beispielsweise die Vollmachten betreffend.

Die große Lösung
Wenn Sie zeitweise oder ganz am Steuer Ihres Unternehmens ausfallen, müssen über diese eher formalen Dinge hinaus aber wichtige andere Fragen geregelt sein. Und da geht es dann deutlich tiefer „ans Eingemachte“. Die Konsequenzen des Nicht-Handelns sind mindestens vergleichbar: Wenn aus Mangel an einem Zweitschlüssel das Geschäft oder die Werkstatt nicht geöffnet werden kann, können Kunden nicht bedient werden und es kommen Termine ins Rutschen. Wenn Ihre Familie oder Ihre Mitarbeiter keinen Zugang zu den Konten haben, können sie keine Rechnungen oder Löhne bezahlen und die Zwangsvollstreckung droht. Wenn es aber niemanden gibt, der die Geschäftsführung von Ihnen quasi aus dem Stand übernehmen könnte, ist das Aus des Unternehmens und damit Ihres Lebenswerkes ebenfalls vorgezeichnet. Und wenn zum Beispiel für Sie ein so genannter Betreuer oder für Ihre (minderjährigen) Erben von Amts wegen ein Vormund eingesetzt wird, die eventuell bar jeden Fachwissens in die Geschicke der Firma eingreifen, kann der Schicksalsschlag schwere Erkrankung oder Tod gar in einem unternehmerischen Fiasko enden. Dieses kann fatale Folge für die Mitarbeiter und die finanzielle Sicherheit der eigenen Angehörigen haben.
Dementsprechend muss die „große“ Version der Notfallvorsorge auch sehr viel tiefer ansetzen und umfassendere Regelungen bezüglich der Firmenleitung und Firmen- und Vermögenssicherung beinhalten:

• Zweite Führungsebene: Im „Fall der Fälle“ ist es von entscheidender Bedeutung, dass es Stellvertreter für Sie gibt, denen Sie diese Aufgabe zutrauen und die unmittelbar das Heft in die Hand nehmen können. Dafür müssen sie in den aktuellen Wissensstand eingeweiht sein. Das betrifft die wirtschaftliche Situation, anstehende Aufträge, Planungen und Entscheidungen, wichtige Kunden, wichtige Dokumente, Termine und Fristen usw. Und sie müssen mit den entsprechenden Vollmachten (Handlungsvollmacht oder besser noch  Prokura; optimal „über den Tod hinaus“) ausgestattet sein – unabhängig ob Sie „nur“ vorübergehend ausfallen oder gestorben sind. Falls Ihnen das sinnvoll erscheint, können Sie diese Vertretung auch zeitlich begrenzen. Sie können sogar selbst schon einen „festen“ Nachfolger bestimmen. Zudem müssen die Kompetenzen des Stellvertreters/der Stellvertreter eindeutig geregelt sein. Wichtig für Ihre Auswahl sollte auch sein, dass ihr „Ersatz“ mit den Mitarbeitern und den Kunden gut auskommt.
• Gesellschaftsvertrag: Auch im Gesellschaftsvertrag muss diese Notfallsituation ausreichend Berücksichtigung finden. Er muss also z.B. eine Sonderregelung hinsichtlich der Außenvertretung enthalten. Zudem muss – abhängig von der Rechtsform des Unternehmens – klar sein, wer Ihre Kapitalanteile oder Ihre Stimmrechte an Ihrer Stelle erhält. Der Gesellschaftsvertrag rangiert in diesem Punkt vor einem Testament. Daher sollten Sie bestrebt sein, Ihre Vorstellungen dazu immer gleichlautend zu halten, zumindest aber Ihre aktuellen Ansichten in den Gesellschaftsvertrag einfließen zu lassen.
• Vorsorgevollmacht: Eine schwere Krankheit kann Sie vorübergehend geschäftsunfähig machen. Dann wird das Vormundschaftsgericht einen Betreuer bestellen, der für Sie in Ihrem Unternehmen „schaltet und waltet“ – es sei denn, Sie haben rechtzeitig in einer Vollmacht zu Papier gebracht, wie Sie sich die Regelung dieses Problems sowohl in vermögensrechtlicher als auch in persönlicher Hinsicht vorstellen. Sie benennen damit eine oder mehrere Vertrauensperson/en, die Ihre Interessen und Ihren Willen gegenüber Ärzten und dem Ausmaß von deren Behandlung (im Sinne oder ergänzt mit einer Patientenverfügung), aber auch bei einer notwendig werdenden Heimunterbringung vertreten. Das Gleiche gilt für Steuer-, Versicherungs- oder Behördenangelegenheiten und die Firmenleitung. Derartig umfassende Festlegungen haben sich immer wieder als sinnvoll erwiesen, zumal im Mittelstand ohnehin Geschäftliches und Privates meist untrennbar miteinander verflochten sind. Eine solche Vollmacht können Sie zeitlich befristen und natürlich jederzeit für ungültig erklären. Es wird empfohlen, das Schriftstück notariell beglaubigen zu lassen.
• Unternehmertestament: Die gesetzliche Erbfolge ist in aller Regel ungünstig mit Blick auf den Fortbestand eines Betriebs, wenn der Chef plötzlich ausfällt. Deswegen sollten Unternehmer ein – immer handschriftlich abgefasstes – Testament hinterlassen. Sie vermindern damit die Gefahr, dass die Hinterbliebenen zu einer Erbengemeinschaft zusammengefasst werden, in der es dann zum Streit kommt und im negativen Fall zur Aufteilung oder Schließung des Betriebs. Im Testament bestimmen Sie Ihre Erben und den- bzw. diejenigen, der/die Ihr Unternehmen in Zukunft leiten soll/en. Sie können aber auch festlegen, dass der Betrieb zeitnah verkauft werden soll. In diesem Fall ist es günstig zu klären, wer dies tun soll, etwa ein Anwalt oder Ihr Steuerberater. Berücksichtigen Sie in Ihrem Testament auch mögliche Pflichtteilsansprüche. Sie können die Liquidität überstrapazieren. Dies lässt sich durch Pflichtteilsverzichtsverträge ausschließen. Die Höhe der Erbschaftssteuer ist darüber hinaus ein Faktor, den Sie – nicht zuletzt ebenfalls aus Liquiditätsgründen - im Blick haben sollten. Haben Sie einen Ehevertrag, muss dieser natürlich mit dem Testament deckungsgleich sein. Unternehmer mit nicht volljährigen Kindern müssen beachten, dass für diese ein Vormund bestellt werden kann, der ihre Interessen vertritt. Dies braucht zum einen viel Zeit, was Betriebe nachhaltig in ihrer Handlungsfähigkeit hemmt. Zum anderen kann es vorkommen, dass die Ansichten des Vormunds nicht mit dem Interesse der Firma übereinstimmen. Oder der Vormund hat kein ausreichendes Wissen für die (Mit-)Leitung eines Unternehmens. Diese Notlage können Sie umgehen, wenn Sie selbst einen Testamentsvollstrecker Ihrer Wahl mit der Wahrung der Interessen der Kinder betrauen.

Ihnen ist nun sicherlich klar geworden, dass insbesondere die umfassende Notfallplanung nicht übers Knie gebrochen werden sollte. Lassen Sie sich vielmehr damit Zeit. Überlegen Sie reiflich, welche Entscheidungen Sie im Einzelnen treffen wollen. Halten Sie auf jeden Fall auch Rücksprache mit Ihrer Familie und den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, die direkt betroffen wären – zum Beispiel als Ihr/e Stellvertreter. Fragen Sie vor allem Ihre Angehörigen, wie sie sich die Zukunft des Betriebs vorstellen ohne Sie. Und nicht zuletzt: Nehmen Sie die Beratung durch Handwerkskammern oder Fachverbände in Anspruch.

Die Beschäftigung mit diesen Fragen rund um den „Fall X“ kann Ihnen „nebenbei“ helfen, Risiken zu erkennen, die sich in die betrieblichen Abläufe eingeschlichen haben. Zudem machen Sie sich ja Gedanken über die Zukunft, können also gleich mit überlegen, wie sich Ihr Unternehmen weiterentwickeln, welche Ziele es mit welcher Strategie ansteuern sollte. Nehmen Sie dieses bedächtige, schrittweise Herangehen an die Notfallplanung indes nicht zum Vorwand, das zugegebenermaßen nicht gerade lustige, sondern durchaus auch lästige Thema wieder ad acta zu legen. Es geht schließlich um Ihr Lebenswerk!

Noch ein Tipp zum Schluss: So makaber es zunächst erscheinen mag, so angebracht ist es doch, den Krisenfall in ihrem Unternehmen klar und offen durchzusprechen, ja ihn tatsächlich einmal durchzuspielen. Dadurch erhalten diejenigen, die Sie ersetzen müssen, Sicherheit über ihre Aufgaben, und Sie erkennen, wo Sie ihre Planungen noch nachbessern müssen.

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Autor: Harald Siebert, LGH