Beschäftigen Sie sich mit dem Gedanken, auf einem (weiteren) ausländischen Markt aktiv zu werden? Ein sorgfältig vorbereiteter Messebesuch bietet Handwerksunternehmen eine gute Möglichkeit, ihre Chancen zu erkunden. Sie sehen dort sehr kompakt, welche Angebote zu welchen Konditionen derzeit gemacht und nachgefragt werden. Zudem können Sie direkte Kontakte zu den Ausstellern dort knüpfen und nicht zuletzt prüfen, ob sich demnächst eine eigene Beteiligung an dieser oder einer vergleichbaren Veranstaltung lohnen könnte. In unserem „Thema des Monats“ geben wir Ihnen zentrale Hinweise für einen Messebesuch im Ausland.
Die Fachbesucher einer Messe können sich Informationen über Neuheiten und Trends beschaffen, die sie für ihren weiteren Weg ins Ausland bestens gebrauchen können. Als Gast einer Messe können Sie diese also gezielt zur Marktanalyse nutzen. Stellen Sie sich bei Ihrem Rundgang die folgenden Fragen: Wie machen es die anderen Aussteller? Welche Innovationen werden von ihnen gezeigt? Welche Art von Produkten und Präsentationen finden Sie selbst, vor allem aber die einheimischen Besucher besonders gut? Welche Messestände sind dementsprechend dicht umlagert und welche werden offensichtlich kaum angenommen, weil sie am Geschmack und/oder am Bedarf der Kunden vorbeigehen? All diese Informationen können Sie nutzen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob Ihr Unternehmen mit seinen Angeboten eine Marktlücke in Ihrem „Zielland“ schließen könnte. Denn genau dies wäre ja die Basis für einen Erfolg Ihres Auslandsengagements.
Einen generellen Überblick verschaffen
Die Exportchancen für Ihre Produkte und Leistungen sind insbesondere abhängig von der Preis- und Konkurrenzsituation vor Ort. Auch diese können Sie auf einer Messe sehr gut überprüfen. Nicht zuletzt können Sie dort die Marktführer in dem jeweiligen Auslandsmarkt identifizieren. Ebenso kann der Messebesucher einen Überblick über die bereits vertretenen ausländischen Messeteilnehmer gewinnen und mit diesen über den jeweiligen Markt und seine Chancen ins Gespräch kommen.
Natürlich sollten Sie Ihren Rundgang auch dazu nutzen, Ihr Unternehmen und sich selbst „ins Spiel zu bringen“: Versuchen Sie also nach Kräften, neue Kontakte zu knüpfen oder bestehende Kontakte zu pflegen. Der möglichst frühzeitige Blick in den Ausstellerkatalog zeigt Ihnen, an wen Sie sich wenden müssen.
Last but not least dient der Besuch einer ausländischen Messe der eigenen Weiterbildung und Wissenserweiterung. Die Teilnahme an einigen der oft zahlreich angebotenen Fachvorträge und Workshops sollte aus diesem Grund ebenfalls bei der Planung des Messebesuchs Berücksichtigung finden. So können Sie zusätzlich zu Ihrer Kundenakquise neue vertiefende und sicherlich auch gewinnbringende Erkenntnisse erlangen.
Die Kosten und der Zeitaufwand eines Messebesuchs sind um ein Vielfaches geringer als die Beteiligung als Aussteller. Außerdem sind Sie als Messebesucher zeitlich und räumlich flexibel. Sie können also wann und wo immer Sie möchten auf der Messe agieren und neue Kontakte knüpfen oder bestehende Kontakte pflegen. Als Aussteller dagegen sind Sie weitgehend an Ihren Stand gebunden. Deswegen ist ein persönliches Zusammentreffen mit anderen Ausstellern schwieriger, da auch diese ihren Stand nur schwer verlassen können.
Welche Messe ist eigentlich geeignet?
Bevor sich ein Unternehmer für einen Messebesuch entscheidet, sollte jedoch die für ihn richtige Messe sorgfältig aus der Vielzahl der Angebote herausgefiltert werden. Finden Sie heraus, wann und wo geeignete Messen stattfinden. Hier hilft die Suchmaschine der AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft). Der Link www.auma.de führt zu einer großen Messedatenbank weltweit. Hier können Sie nach Städten, Ländern, Kontinenten, Branchen, Themenschwerpunkten, Jahren, Monaten etc. selektieren. Haben Sie eine passende Messe gefunden, lauten die ersten und entscheidenden Fragen: Passen die Produkte und Ziele Ihres Unternehmens zum angegebenen Messethema? Welche Aussteller sind vertreten? Wie viele und welche Besucher kommen? Sind dies meine Zielgruppen? Hierüber geben der aktuelle Messekatalog, der Katalog aus einem der Vorjahre und der „Messe-Steckbrief“ Aufschluss. So können Sie die Zielrichtung und auch die Qualität der Messe besser einschätzen. Weitere interessante Fragen für die Messeauswahl sind: Welches Rahmenprogramm gibt es? Finden Vorträge oder Workshops statt, die für Sie als Besucher interessant sind? Gibt es Möglichkeiten, im Vorfeld Gesprächstermine mit Ausstellern zu generieren? Gibt es Sonderschauen, auf denen auch reine Messebesucher Produktneuheiten ausstellen können? Welche Fristen gelten hierfür?
Was ist im Vorfeld zu tun?
Ist der Messetermin als sinnvoll bewertet worden, müssen interne Dinge erledigt werden. Die Vertretungsregelung während der Abwesenheit muss abgestimmt werden. Die Reiseplanung wie die Flug- und Hotelbuchung muss rechtzeitig in Angriff genommen werden, denn besonders bei großen Messen sind die Hotels in der Nähe des Messeplatzes oft schon Monate im Voraus ausgebucht. Die Tickets für die Messe können zumeist im Vorfeld online erworben werden. Das hat den Vorteil, dass Sie beim Eintritt auf die Messe viel Zeit sparen. Lassen Sie frühzeitig Visitenkarten (und diese in ausreichender Anzahl) und Firmenbroschüren in der jeweiligen Landessprache oder aber in englischer Version anfertigen. Und zu guter Letzt vergessen Sie nicht die vorherige Terminabsprache mit bestehenden Kunden und möglichen Neukunden.
Weiterhin sollte der Messebesucher seine Fachkenntnisse auf den neuesten Stand bringen, um bei Gesprächen überzeugend und sicher auftreten zu können. Die Fremdsprachenkenntnisse sollten überprüft werden, um vor Ort sicher aufzutreten. Aber auch die Garderobe für den Messetag sollte im Vorfeld überdacht werden. Denken Sie daran: Der erste Eindruck zählt!
Und nun zu dem nächsten sehr wichtigen Punkt: Planen Sie einige Treffen bereits im Vorfeld. Machen Sie sich deswegen Gedanken darüber, wen Sie auf der Messe treffen können und möchten. Wer von Ihren bestehenden Kunden oder Kontakten wird anwesend sein? Vereinbaren Sie mit ihnen Termine. Bestandskunden möchten schließlich gepflegt werden! Und: Wen möchten Sie neu kennenlernen? Verabreden Sie sich im Vorfeld der Messe mit ihren favorisierten Gesprächspartnern zu einer festen Uhrzeit an einem festgelegten Ort. So können Sie sicherstellen, dass das Treffen auch stattfindet. Manche Wunschgesprächspartner sind oft ausgebucht und „im Vorbeigehen“ lassen sich keine intensiven Gespräche führen.
Wichtiger Punkt: Die Nachbereitung
Und noch ein Tipp: Nehmen Sie sich Zeit für die Messe. Vor Ihrem ersten Termin sollte ausreichend Gelegenheit sein, um einen ausgedehnten Rundgang zu machen. So können Sie sich einen Überblick verschaffen und Messe-Atmosphäre schnuppern. Ebenso sollten Sie genug Zeit für Ihre Termine und dazwischen einplanen. Stimmen Sie sich im Vorfeld mental auf Ihre Gespräche ein und widmen Sie sich dann intensiv der Unterhaltung mit Ihrem (potenziellen) Geschäftspartner. Nach Ihrem Gesprächstermin sollten Sie sich eine ruhige Ecke suchen, um die wichtigsten Punkte zu notieren. Nur so können Sie eine effektive Nachbereitung gewährleisten.
Für diese weitere Bearbeitung der Messekontakte sollte bereits im Vorfeld ein Musterformular für die Gespräche entwickelt werden. Darauf sollten nach jedem Kontakt, den der Besucher auf der Messe hatte, die wichtigsten Dinge vermerkt werden (Daten des Gesprächspartners, Gesprächsinhalt, weitere Vorgehensweise, konkrete Vereinbarungen, Musterzusendung…). Heften Sie erhaltene Visitenkarten an dieses Blatt. Nur so kann nach Ihrer Rückkehr ins Unternehmen erfolgreich der Messebesuch nachbereitet werden. Wichtige Notizen sind die komplette Firmenanschrift, der Aufgabenbereich des jeweiligen Gesprächspartners, die Branche, die Verhandlungssprache und der Gesprächsinhalt. Nehmen Sie genug solcher Gesprächsnotizzettel mit auf Ihren Messebesuch, damit Sie die Kontakte effizient nachbereiten können! Vermeiden Sie es, kleine Notizen einfach nur auf die Visitenkarte zu schreiben. Mit solchen Informationen kommen Sie im Nachgang zur Messe nicht wirklich weiter.
Sind Sie zurück von Ihrem Messebesuch, beginnen Sie frühzeitig mit der Nachbearbeitung Ihrer Kontakte. Senden Sie die angeforderten Unterlagen zügig an die interessierten Unternehmen. Nehmen Sie sich Zeit für jeden Kontakt. Verfassen Sie individuelle Schreiben an Stelle von Standardbriefen mit Standardangeboten. Gehen Sie gezielt auf Ihr Gespräch und die angeforderten Informationen ein. Nur dann werden Sie überzeugen. Senden Sie Dankesschreiben für interessante Gespräche an die Unternehmen. So bleiben Sie in Erinnerung. Initiieren sie telefonische Nachfassaktionen. Der persönliche Kontakt ist entscheidend!
Es gibt drei wichtige Strategien, damit aus den anfänglichen Kontakten Kunden werden und sich demnach die Mühe, die Sie sich vor und während der Messe gegeben haben, tatsächlich auszahlt:
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Schnelles Nacharbeiten der neuen Geschäftskontakte
Ihre Mitbewerber waren sicherlich auch auf der Messe vertreten und werden ebenso zügig Ihre Angebote unterbreiten. Punkten Sie damit, das erste Angebot gesendet zu haben! -
Eingehen auf die Wünsche der Gesprächspartner
Senden Sie also den Geschäftskontakten genau das, was sie haben möchten, und kein Standardangebot! Viele Unternehmen verschicken nach einer Messe tausende 08 15-Angebote und –Unterlagen, weil sie der Meinung sind, dies würde als erste Information ausreichen. Doch was passiert mit dieser Flut? Die meisten der unspezifischen Offerten landen nach einem gewissen Zeitraum im Mülleimer. Sie sollten sich davon abheben und Ihren Geschäftskontakt von Beginn an schlau, systematisch und auf ihn zugeschnitten betreuen. Nur so halten Sie das Interesse wach und festigen den Kontakt! -
Die richtige Reihenfolge bei der Nachbereitung
Bearbeiten Sie die interessantesten und vielversprechenden Kontakte zuerst! Unterteilen Sie also Ihre Kontakte z.B. in A-, B- und C-Kontakte und beginnen Sie sofort nach der Messerückkehr mit der Bearbeitung der A-Gruppe der besonders an Ihren Angeboten interessierten und besonders lukrativ erscheinenden Gesprächspartner. Machen Sie also nicht den Fehler, mit den Rückmeldungen der Reihenfolge nach zu beginnen, sondern selektieren Sie Ihre Kontakte sehr sorgfältig. Es wird sich lohnen.
Die folgenden Internetseiten können Sie für Ihre Messerecherche nutzen: www.auma.de, www.messen.de, www.ixpos.de sowie www.nrw-international.de .
Unser Fazit: Gehen Sie systematisch vor, dann wird sich Ihr Messebesuch lohnen. Sich spontan für eine Veranstaltung zu entscheiden, einfach mal hin zu fahren und gemütlich über das Messegelände zu schlendern, ohne im Vorfeld den Besuch durchgeplant zu haben, wird sich nicht positiv für Ihr Unternehmen auswirken. Eine professionelle Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung eines Messebesuchs jedoch schon!
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Autorin: Nicole Welter, LGH
