Wieder mal zehn, zwölf oder 14 Stunden gearbeitet und dennoch das Gefühl, dass vieles liegen geblieben ist? Wieder mal die Arbeit gedanklich mit nach Hause genommen und keine Zeit gehabt für die Familie oder Freunde oder zum Abschalten? Vielen Menschen geht es so. Ihnen auch? Möchten Sie Ihre Situation ändern? Lassen Sie uns einen Versuch starten und schauen, was und wie man neue Wege gehen kann. Das „Thema des Monats“ hat dementsprechend Zeitmanagement und Selbstorganisation zum Thema.
Wir wollen Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie aus dem Hamsterrad der Zeitknappheit und der Unzufriedenheit über „vertane“ Zeit herauskommen. Wenn Ihnen dies gelingt, werden Sie selbst davon profitieren, aber auch ihre private Umgebung. Natürlich auch ihr berufliches Umfeld: Ihre Mitarbeiter ebenso wie Ihre Kunden sehen sich dann einem Chef gegenüber, der sich auf die wichtigen Dinge konzentriert, der Ziele konsequent verfolgt und der nicht ständig „auf der Flucht“ oder „irgendwie geistig abwesend“ ist. Gerade die Kunden werden ja immer anspruchsvoller. Ob beim Beratungsgespräch, der Auftragserledigung oder dem Small Talk zum Abschluss – Unaufmerksamkeit, Eile und „halbe Sachen“ werden von ihnen sofort moniert und führen schlimmstenfalls zur Abwanderung.
- Ziele setzen
Die Auseinandersetzung mit den eigenen Werten führt zu zentralen Fragen der Zielfindung:
- Was sind meine beruflichen und unternehmerischen Ziele?
- Was sind meine geistigen Ziele? Welche Fähigkeiten will ich mir aneignen?
- Was sind meine familiären und gesellschaftlichen Ziele?
- Was sind meine geistlichen Ziele? Was will ich für meine Seele tun? Was ist der Sinn meines Lebens und Tuns?
- Wo liegen meine finanziellen Ziele?
Ziele sind wichtig. Wer sie für sich formuliert, vermeidet den Kreislauf der Ziellosigkeit und der Planlosigkeit: Sie haben keine Erfolgserlebnisse, was wiederum Minderwertigkeitsgefühle nach sich zieht und letztlich zur Schaffenslähmung führt. In diesem Zustand formulieren Sie dann natürlich auch keine Ziele mehr.
Woran sollten Sie bei der Zielfestlegung denken:
- Sie brauchen kurzfristige Ziele, um zu wissen, was sie heute tun. Sie brauchen langfristige Ziele, um Ihren kurzfristigen und mittelfristigen Zielen Kontinuität und Bedeutung und damit Ihrem Leben eine Richtung zu geben.
- Behalten Sie Ihre Ziele nicht nur im Kopf. Schreiben Sie sie auf, am besten in Ihr Zeitplanbuch. Arbeiten Sie daran, eine ausgeglichene Zeiteinteilung und die Balance für alle Lebensbereiche zu erreichen.
- Konzentrieren Sie sich zu jeder Zeit auf Ihre Ziele. Fragen Sie sich: „Hilft mir das, was ich gerade tue, meine Ziele zu erreichen?“ Wenn nicht, wechseln Sie zu einer anderen Aktivität über, die Sie wirklich weiterbringt.
- Packen Sie jeden Tag zumindest ein wichtiges Ziel an. Hören Sie nicht auf, bevor dieses Tagesziel erreicht ist. So entwickeln Sie in kurzer Zeit die Gewohnheit, Ziele nicht nur zu setzen, sondern auch zu erreichen.
- Suchen Sie neue Wege zu Ihrem Ziel, wenn Sie aus der Bahn geworfen wurden oder feststellen mussten, dass Sie Fehler in Ihrem Plan hatten.
- Was will ich in meinem Leben erreichen?
- Welche Träume und Wünsche habe ich?
- Wer sind die wichtigsten Personen in meinem Leben?
Widmen sie diesen Personen, Träumen und langfristigen Zielen die Aufmerksamkeit, die sie verdienen!
2. Umgang mit der Zeit analysieren
Kaum etwas ist so subjektiv und wird so unterschiedlich empfunden wie der Verlauf der Zeit. Sie kennen vielleicht die Aussagen: „Die Zeit ging schnell vorbei“ oder „Das waren die längsten fünf Minuten meines Lebens!“ Gerade weil die Empfindung und die tatsächliche Zeit so verschieden sein können, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, womit Sie wie viel Zeit verbringen. Oder können Sie ohne weiteres Überlegen sagen, welchen Anteil der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit Sie mit welchen Tätigkeiten ausfüllen? Wenn Sie mit Ihrer Zeit besser umgehen wollen, müssen Sie erst einmal analysieren, wie Sie Ihre Zeit normalerweise nutzen.
Zeiteinteilung vornehmen
Wie also sieht Ihre tatsächliche Zeiteinteilung am Tag aus. Womit beschäftigen Sie sich wie lange? Ein Zeitkreis kann Ihnen einen Überblick geben!
Nachdem Sie nun analysiert haben, womit Sie sich wie lange am Tag beschäftigen, gehen wir einen Schritt weiter: Wie lange beschäftigen Sie sich mental mit den einzelnen Aktivitäten? Wenn Sie zum Beispiel den Arbeitsplatz verlassen, können Sie sich bestimmt oft gedanklich nicht von den Problemen und Aufgaben lösen. Sie nehmen Sie mit nach Hause und beschäftigen sich dort weiter mit ihnen. Sie können nicht abschalten. Überlegen Sie nun, wie lange Sie sich gedanklich mit den einzelnen Aktivitäten befassen.
Wenn Sie nun die beiden Kreise miteinander vergleichen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie real und mental nicht immer gleich viel Zeit den Tätigkeiten widmen. Diese Tatsache sollten Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen. Bestes Ergebnis: Beide Kreise sind deckungsgleich. Das schlechteste Ergebnis: Sie beschäftigen sich zu sehr mit einem Thema, mit Problemen im Beruf, mit Belastungen in der Familie.
Es gibt noch einen dritten Kreis: den Wunschkreis. Dazu analysieren Sie Ihre momentane Zeiteinteilung:
- Ist das die Einteilung, die Sie wünschen?
- Fehlen Bereiche, die für Sie wichtig sind?
Geht der Zeitanteil der einzelnen Dinge so für Sie in Ordnung?
Wenn Sie jetzt alle drei Kreise miteinander vergleichen, dürfte es Ihnen leicht fallen, Ziele für die nächsten Wochen, Monate und Jahre zu definieren. Zwei Beispiele:
- Sie stellen fest, dass Sie sich zu häufig Arbeit über das Wochenende mit nach Hause nehmen. Die Konsequenz: Dies möglichst reduzieren.
- Sie stellen fest, dass Sie sehr viel Zeit investieren müssen, um zur Arbeit zu kommen. Die Fahrt im Zug oder in der Straßenbahn können Sie vielleicht nutzen, um sich fortzubilden.
Eine weitere Hilfe, um die aktuelle Zeiteinteilung zu ermitteln, ist die Analyse von Fixterminen. An Hand dieser feststehenden Termine erkennen Sie, wie viel Zeit Ihnen zur freien Verfügung steht. Da sich die Fixtermine meist wöchentlich wiederholen, eignet sich zur Übersicht ein Wochenplan. Mit der Zeit, die Sie für Fixtermine brauchen, kann man nicht rechnen, nur mit der Restzeit. Sie erkennen, wie viel Zeit Ihnen zur freien Verfügung übrig bleibt.
Die Analyse Ihrer Zeiteinteilung und die Übersicht über Ihre Fixtermine geben nur einen groben Überblick über Ihren Umgang mit der Zeit. Vor allem innerhalb Ihres beruflichen Bereiches sollten Sie sich die Frage stellen, wie sinnvoll Sie Ihre Zeit nutzen. Wissen Sie im Büro oder auch zu Hause immer, wo die Zeit bleibt?Eine hilfreiche Möglichkeit zur Analyse ist das Zeitprotokoll. Es empfiehlt sich, es einmal im Jahr durchzuführen und das mindestens einen Tag, besser eine (arbeitstypische) Woche lang. Im Zeitprotokoll wird nun jede Tätigkeit in Zeiteinheiten von ca. fünf Minuten aufgenommen. Danach können gleiche Tätigkeiten wieder in Blöcke zusammengefasst und in der Summe kann gesehen werden, was wie lange gemacht wurde. Je genauer die Zeit analysiert wird, desto besser kann man daraus Schlüsse ziehen. Das Zeitprotokoll muss zwei Angaben enthalten: aufgewendete Zeit und Tätigkeit. Interessant für die Analyse ist noch eine weitere Spalte: die Begründung, warum man etwas tut. Unnötige Tätigkeiten, die sich einfach nur eingeschlichen haben, sollte man genauer ansehen. Gibt es eine Möglichkeit, auf sie zu verzichten?
Schon alleine durch das Führen des Zeitprotokolls wird Folgendes geschehen:
- Sie werden – alleine um Schreibarbeit zu vermeiden – bei der Arbeit Blöcke bilden, Zusammenhängendes auch zusammen erledigen. Das ist zugleich eine gute Übung für erfolgreiche Arbeitsorganisation.
- Sie werden einige Tätigkeiten grundsätzlich überdenken, da Sie sie vor sich selbst begründen müssen.
Zeit ist kostbar, deshalb hüten Sie sich vor individuellen Zeitfallen! Es gibt eine Reihe typischer Zeitfallen, die etwas mit der eigenen Persönlichkeit zu tun haben. Zu Zeitfallen können schnell werden:
- Unentschlossenheit, etwas zu tun oder nicht zu tun, sich zu entscheiden oder lieber doch abzuwarten
- Perfektionismus, alles möglichst 100%-ig erledigen zu wollen, sich gegen Fehler und Vorwürfe absichern zu wollen
- Aufschieben, lieber dann doch abwarten, schließlich alles auf den letzten Drücker und „irgendwie“ fertig stellen zu müssen
- Unfähigkeit zu delegieren, lieber alles selbst tun wollen, die anderen sind ja doch nicht so gut oder so schnell wie man selbst.
Diese Eigenschaften kosten Ihre Zeit und können deutlich dazu beitragen, dass Sie weit weniger produktiv sind, als Sie es sein könnten.
Lassen Sie uns zusammenfassen: Bevor man seinen Umgang mit der Zeit optimiert, muss man ihn analysieren. Dazu gehört, die verfügbare Zeit und ihre Nutzung mithilfe eines Zeitprotokolls zu analysieren. Eventuell kann es sinnvoll sein, eine Person seines Vertrauens bei der Zeitplanung einzubinden. Diese kann oft viel besser auf Punkte hinweisen, die Sie überhaupt nicht sehen oder sehen wollen. Denken Sie daran: Die Ist-Analyse steht am Anfang des Prozesses. Sie soll Ihre Zeiteinteilung verdeutlichen. Entscheidend ist dann, was Sie daraus machen. Wollen Sie eine Veränderung, dann sparen Sie nicht an der Zeit für Zeitanalysen.
In einem zweiten Schritt können Sie über Änderungen nachdenken: Welche Zeitanteile sind zu hoch? Wofür brauchen Sie eigentlich mehr Zeit? Eine Hilfe besteht darin, eine schlechte Angewohnheit durch eine bessere zu ersetzen, die Ihr Ziel unterstützt und die für Sie ebenso attraktiv ist!
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Autor: Dipl.-Kfm. Dietrich Externbrink, Handwerkskammer Münster
