Juli 2010: Mitarbeiterentsendung: Gute Vorbereitung als die entscheidende Vorlage  

Etwa 50.000 deutsche Handwerksunternehmen machen derzeit Geschäfte im Ausland - und ihre Zahl wächst von Jahr zu Jahr. Dabei gibt es eine große Gewerkevielfalt: Vom Maschinenbauer über das Bau- und Ausbauhandwerk bis zum Bäcker, Glasbläser oder Kunstschmied. Insbesondere, wenn es sich nicht um reine Produktlieferungen handelt, sondern um die Ausführung von Dienstleistungen im Ausland kommt der Punkt der Mitarbeiterentsendung zum Tragen. In diesem „Thema des Monats“ geben wir Ihnen daher Informationen und Hinweise, wie Sie sich frühzeitig auf eine Mitarbeiterentsendung vorbereiten können und welche Unterstützungsangebote es hierbei gibt.

Auswahl der Mitarbeiter
Nicht jeder Mitarbeiter ist begeistert, wenn er erfährt, dass er für einige Zeit im Ausland arbeiten soll. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Kinder oder pflegebedürftige Angehörige in dieser Zeit betreut werden müssen und die Familie anders als gewohnt organisiert werden muss.
Auf der anderen Seite kann ein Auslandseinsatz für manche Mitarbeiter auch als Weiterqualifizierung und Wertschätzung der bisherigen Tätigkeiten im Unternehmen verstanden werden, so dass eine Entsendung als attraktiv und zuweilen auch lukrativ empfunden wird. Ihre Mitarbeiter können neue Erfahrungen machen, sich in einem eventuell gänzlich ungewohnten Umfeld beweisen, ein bisschen auch andere Weltgegenden, Menschen und Arbeits- und Lebensstile kennen lernen.
Bei der Auswahl der geeigneten Kräfte sollten Sie sich als Unternehmer Ihr Personal vor Augen führen und folgende Fragen stellen:

• Welcher Mitarbeiter ist aus fachlicher Sicht für einen vorübergehenden Einsatz im Ausland geeignet?
• Wer ist gern bereit, im Ausland zu arbeiten?
• Verfügt der Mitarbeiter über die erforderlichen Sprachkenntnisse und interkulturellen Voraussetzungen?
• Gibt es im Unternehmen Mitarbeiter, die aufgrund ihres Migrationshintergrundes bereits „passende“ Sprachkenntnisse und interkulturelles Wissen mitbringen oder sogar darüber hinaus Kontakte im Zielland haben können?
• Ist es gegebenenfalls sinnvoll, ein Team von Mitarbeitern ins Ausland zu entsenden, um alle genannten Faktoren abzudecken (z.B. ältere, erfahrene Mitarbeiter zusammen mit jungen Sprachversierten)?

Da der Unternehmer die Entsendung seines Mitarbeiters/seiner Mitarbeiter nicht einseitig anordnen kann, ist darauf zu achten, ob im Arbeitsvertrag bereits ausdrücklich eine Entsendemöglichkeit vorgesehen ist. Falls nicht, ist eine einvernehmliche Änderung des Vertrages erforderlich.
Grundsätzlich ist jedoch jedem Unternehmer zu empfehlen, der Auftragsdurchführungen im Ausland angehen möchte, bereits frühzeitig seine Mitarbeiter darüber zu informieren. Wenn der Rückhalt für einen Einsatz jenseits der Grenzen durch das ganze Unternehmen getragen wird, erleichtert Ihnen dies ganz entscheidend die weiteren Etappen bei der Abwicklung von Auslandsgeschäften.

Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis/Genehmigungen
Als einer der ersten Schritte gilt es abzuklären, ob die zu entsendenden Mitarbeiter eine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis für das jeweilige Land benötigen. Staatsangehörige der EU-Länder brauchen bei Tätigkeiten innerhalb der EU in der Regel keine gesonderte Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung. Sind die zu entsendenden Mitarbeiter jedoch keine EU-Bürger oder wird ein Aufenthalt länger als drei Monate geplant, ist eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erforderlich. Diese Genehmigung kann einige Vorlaufzeit beanspruchen, daher ist die rechtzeitige Einholung von Informationen sehr empfehlenswert.
Unabhängig von einer Aufenthaltserlaubnis kann zusätzlich auch eine Registrierungspflicht bei bestimmten nationalen Behörden bestehen. Hierbei geht es auch um die Anmeldepflicht eines Gewerbes.
Grundsätzlich gilt, dass sich ein Unternehmen vor Beginn der Tätigkeiten im Ausland um eine sogenannte EU-Bescheinigung kümmern muss. Dieses Dokument, welches die zuständige deutsche Handwerkskammer ausstellt, belegt die notwendige Qualifikation aufgrund einer bestimmten Anzahl von Berufsjahren und/oder einer entsprechenden mehrjährigen Ausbildung.
Bei vielen handwerklichen Tätigkeiten im Ausland kann zusätzlich der Nachweis der Berufsqualifikation eine große Rolle spielen. Dies liegt darin begründet, dass das duale Ausbildungssystem in Deutschland in den meisten anderen Ländern in dieser Form nicht existiert. Auch der Bereich der Meisterausbildung ist vielerorts unbekannt, so dass es in zahlreichen Ländern gesonderte Prüfungsvorschriften gibt, wenn man bestimmte Tätigkeiten ausführen möchte. Dies ist insbesondere bei Installationsarbeiten (Gas, Wasser, Elektro, Klima) der Fall. Genehmigungen oder Zertifizierungen können eine lange Vorlaufzeit in Anspruch nehmen und müssen eventuell auch in die jeweilige Landessprache übersetzt werden. In Einzelfällen sind auch Prüfungen (in der Landessprache!) Voraussetzung für die Aufnahme der Tätigkeiten.
In den Bau- und Ausbaugewerken ist ferner der Punkt „Sicherheitsaspekte und Gesundheitsschutz auf Baustellen“ zu berücksichtigen. In anderen Ländern – auch innerhalb der EU – gibt es zuweilen die Verpflichtung, Mitarbeiter an Sicherheits-Schulungen teilnehmen zu lassen, damit sie auf der Baustelle arbeiten dürfen. Diese Schulungen werden nur in Einzelfällen auch in Deutschland angeboten. In den meisten Fällen müssen die Kurse im jeweiligen Land besucht werden.
Generell ist zu sagen, dass die nationalen Bestimmungen auf jeden Fall zu berücksichtigen sind. Die Behörden können nämlich zum Teil sehr hart durchgreifen und empfindliche Strafen verhängen, wenn ausländische Unternehmen diese Pflichten nicht berücksichtigen. Die Außenwirtschaftsberater bei Handwerkskammern und Fachverbänden bieten Ihnen hierbei gern ihre Unterstützung an.

Schulungen
Ein weiterer wichtiger Punkt, der im Vorfeld geklärt werden muss, ist der Aspekt, ob zu entsendende Mitarbeiter noch besonders geschult werden müssen. Dies können Unterweisungen im Bereich der Fremdsprache oder im interkulturellen Bereich sein. Handwerkskammern und Fachverbände bieten hierzu vielfältige Angebote. Es gibt auch die Möglichkeit, sogenannte „Inhouse-Schulungen“ von externen Anbietern im Unternehmen selbst zu offerieren. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeiter betroffen sind und das Unternehmen im speziellen Auslandsmarkt längerfristig Aufträge durchführen möchte.

Sozialversicherung
Arbeitnehmer sind grundsätzlich im Tätigkeitsland sozialversicherungspflichtig. Deutschland hat allerdings mit einigen Ländern Sozialversicherungsabkommen geschlossen, die vorsehen, dass aus Deutschland entsandte Mitarbeiter weiterhin der heimischen Sozialversicherung unterliegen.
Innerhalb der EU ist geregelt, dass der entsandte Arbeitnehmer allen Bereichen der deutschen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung) unterliegt. Dies setzt allerdings voraus, dass es sich um eine Entsendung mit folgenden Bedingungen handelt:

• das entsendende Unternehmen muss seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit in Deutschland ausüben und auch hier seinen Sitz haben
• die Entsendung dauert nicht länger als 24 Monate
• bei dem zu entsendenden Arbeitnehmer handelt es sich um einen EU-Bürger.

Vor dem Tätigkeitsbeginn im Ausland muss der Arbeitgeber oder gegebenenfalls der Arbeitnehmer bei seiner gesetzlichen Krankenkasse einen Entsendeausweis beantragen. Dies gilt für Selbstständige ebenso wie für Arbeitnehmer. Seit Mai 2010 ist dies das Formular A1 (früher Formular E101). Die Beantragung bei der Krankenkasse muss über einen Vordruck erfolgen, der auch online gestellt werden kann. Falls die betreffende Person nicht gesetzlich krankenversichert ist, stellen auch Träger der gesetzlichen Rentenversicherung (z.B. DRV Bund) diese Bescheinigung aus. Es ist empfehlenswert, dass zu entsendende Mitarbeiter dieses Formular im Ausland immer bei sich führen, falls Behörden vor Ort die Beschäftigten auf einer Baustelle überprüfen.

Lohnsteuer
Bezüglich der Versteuerung des Arbeitseinkommens deutscher Arbeitnehmer im Ausland hat die Bundesrepublik mit vielen Ländern ein Doppelbesteuerungsabkommen getroffen. Wenn ein solches Abkommen mit dem entsprechenden Auslandsmarkt vorliegt, gilt folgende Regelung:
Übt ein deutscher Arbeitnehmer im entsprechenden Auslandsmarkt eine Tätigkeit aus, steht weiterhin Deutschland das Besteuerungsrecht zu, sofern folgende Bedingungen gelten:

• der Arbeitnehmer hält sich insgesamt nicht länger als 183 Tage im entsprechenden Land auf
• der Arbeitslohn wird von einem deutschen Arbeitgeber gezahlt
• die Vergütung darf nicht vom Gewinn einer Betriebsstätte oder festen Einrichtung im entsprechenden Auslandsmarkt getragen werden.

Nur wenn alle drei Voraussetzungen zusammen vorliegen, hat Deutschland das Besteuerungsrecht. Die 183-Tage-Regel richtet sich nach dem Steuerjahr im Tätigkeitsstaat. Da es in diesem Punkt zuweilen Unterschiede gibt (das Steuerjahr ist nicht in allen Staaten gleich dem Kalenderjahr), empfiehlt sich hier eine frühzeitige Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater.
Eine Besonderheit in punkto Lohnsteuer bilden umfangreichere Arbeiten auf Baustellen: Wird eine Baustelle von Ihnen länger als zwölf Monate bearbeitet, geht man von der Errichtung einer Betriebsstätte aus. Deswegen wird dann im entsprechenden Auslandsmarkt die Zahlung der Lohnsteuer verlangt.

Mindestlohn/Tarifverträge
In verschiedenen Ländern haben tarifvertragliche Vereinbarungen einen sehr hohen Stellenwert. Hier kann es zu Konflikten zwischen dem deutschen Unternehmen und ausländischen Gewerkschaften kommen, wenn es beispielsweise um die Einhaltung von Mindestlöhnen geht. Sie sollten sich demnach frühzeitig informieren, ob solche Regelungen in Ihrem Zielland bestehen. Den Mindestlohn müssen Sie ja nicht zuletzt bei Ihrem Angebot beziehungsweise bei der Kalkulation berücksichtigen. Auch in diesem Fall ist im Vorfeld die Kontaktaufnahme zu den Außenwirtschaftsberatungsstellen bei Handwerkskammern und Fachverbänden sinnvoll und erforderlich.

Wochenarbeitszeit/Überstunden/Urlaub
Die Wochenarbeitszeit sowie die Dauer von Überstunden oder die Bestimmungen zu Sonntags- und Feiertagsarbeit sind in vielen Ländern gesetzlich festgelegt. In solchen Fällen unterliegen auch ausländische Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in das Land entsenden, diesen Vorschriften. Im Bereich „Urlaub“ gibt es ebenfalls Unterschiede - nicht nur, was die Zahl der Urlaubstage betrifft, sondern auch, wenn es um kollektive gewerkespezifische Ferien geht, z.B. die Bauferien in Luxemburg. Möchte man Ausnahmeregelungen in Anspruch nehmen, so muss man im Vorfeld eine Genehmigung beantragen. Dies erfordert Zeit und Kosten.

Unterbringung und Verpflegung
Ein sehr wichtiger Aspekt zum Schluss: Wenn alle Formalitäten geklärt sind, sollte man nicht vergessen zu überlegen, wie die Mitarbeiter im Ausland untergebracht werden müssen. Je nach dem, in welchem Ort die Tätigkeiten stattfinden sollen, können die Kosten für Hotels oder Pensionen sehr in die Höhe schnellen – wie beispielsweise in den europäischen Metropolen London oder Paris und deren Umland. Wenn ein gesamtes Mitarbeiterteam vor Ort ist, lohnt sich manchmal die Ausschau nach Ferienapartments in der Nähe. Einige Unternehmen haben auch schon davon berichtet, günstig Wohnwagen auf Campingplätzen angemietet zu haben. Daraufhin muss natürlich die vorhandene Infrastruktur berücksichtigt werden. Gegebenenfalls müssen dann Mietwagen organisiert werden. Und ganz wichtig: Auch die ungewohnte Verpflegung vor Ort kann die Mitarbeitermotivation sinken lassen - wenn nämlich beispielsweise vertraute Brot- oder Wurstwaren nicht angeboten werden.
Als weiterer möglicherweise kritischer Faktor hat sich bisweilen insbesondere bei länger andauernden Entsendungen das „Feierabend-" beziehungsweise „Freizeitprogramm“ erwiesen. Auch hierzu sollten Sie Ihren Mitarbeitern Vorschläge machen und auf mögliche Frustrationserlebnisse vorbereiten.

Zusammenfassend soll folgende kurze Checkliste bei der Mitarbeiterentsendung ins Ausland noch einmal die wesentlichen Punkte dazu aufgreifen, was im Vorfeld zu diesem Thema zu tun ist:

• Auswahl des richtigen Mitarbeiters bzw. des geeigneten Mitarbeiterteams (Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter berücksichtigen!)
• Klärung von Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis
• Nachweiserbringung zur Berufsqualifikation und ggf. Einholen von Genehmigungen
• Aufschluss über notwendige, noch zu erbringende Qualifikationen oder Schulungen
• Prüfung rechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und steuerlicher Fragen
• Erforschung von nationalen Rahmenbedingungen
• Erkundung von preiswerten und komfortablen Unterbringungs- und Verpflegungsmöglichkeiten vor Ort.

 Scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf die Außenwirtschaftsberaterinnen und –berater der Handwerkskammern und Fachverbände anzusprechen. Auch im Rahmen der Veranstaltungsreihen der Zukunfts-Initiative Handwerk Nordrhein-Westfalen werden Seminare und Workshops angeboten, die Ihnen bei Ihrem Auslandsengagement Unterstützung bieten. Im Terminkalender unter www.zih-nrw.de finden Sie Details dazu.

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Autorin: Silke Kretschmer, LGH